Top.Mail.Ru
Обучаем небольшие проекты грамотному маркетингу. Помогаем расти быстрее и зарабатывать больше

Как нанять личного ассистента: пошаговое руководство

Вы решили нанять личного ассистента, но не знаете, с чего начать поиск? Как найти человека, который идеально подойдёт на эту роль? Как на этапе найма узнать, насколько качественно он будет выполнять работу? Катя Черникова, руководитель сети образовательных центров «1ОО баллов», в статье раскроет систему найма ассистента с первых шагов подготовки к поиску кандидатов до последних этапов подбора специалиста.

Примерное время прочтения – 15 минут.


В моём личном опыте найма более 50 человек, а в процессе сопровождения команды моего бизнеса и других предпринимателей — более 100 человек.

Я с удовольствием поделюсь своей системой найма с вами. Я назвала её «Три К», потому что она состоит из 3 этапов:

  1. Какая цель найма?
  2. Кто нужен на эту роль?
  3. Как нанять этого сотрудника?

Ниже я разложу по шагам каждый из этапов найма личного ассистента, хотя по этой системе можно нанимать любого сотрудника.

Этап 1. Какая цель найма ассистента?

Этап 2. Кто нужен?

Этап 3. Как найти?

Этап 1. Какая цель найма личного ассистента?

Ответ на этот вопрос может быть простым — помочь с задачами, освободить время. Но на этом этапе важно чётко сформулировать ответы на следующие вопросы, чтобы, отталкиваясь от них, найти подходящего под эту роль человека и с первой встречи донести, какой ключевой результат от него ожидается.

Шаг 1. Определить причину, по которой вы решили нанять ассистента

Скорее всего, причина звучит примерно так: «Я не успеваю делать важные задачи, которые приведут проект к росту, потому что каждый день появляются срочные дела, часть из которых я точно могу передать».

Шаг 2. Определить перечень задач, которые вы делегируете ассистенту

1. Выписать все задачи, которые вы делаете. Рекомендую к каждой добавить, сколько времени она занимает и степень её важности. Ниже привожу пример таблицы, которую даю для заполнения моим клиентам.

2. Из этого перечня задач выбрать те, которые вы передадите ассистенту. Можно объединить их в блоки, особенно если системность — ваша естественная черта. Даже в таких мелочах вы транслируете кандидатам информацию о себе как о руководителе.

Пример списка задач, который я создавала для будущего ассистента в 2021 году. Кстати, с этим ассистентом работаем до сих пор, но перечень задач сильно изменился.

Шаг 3. Определить, как измерить главный результат работы личного ассистента

В моём случае главный результат работы ассистента я оценивала как 10 появившихся свободных часов в неделю. Их я могу посвятить выполнению важных задач, которые кроме меня никто не сделает, или отдыху.
Другие примеры главных результатов работы ассистента:

  • количество заявок на проведение консультаций, которые принял ассистент и поставил вам в расписание;
  • количество дней в месяц, в которые ассистент выложил контент в ваши социальные сети или другие площадки для продвижения;
  • организованное расписание жизни для вас и ваших детей на неделю вперед — вам не нужно тратить время на то, чтобы понять, когда, кого и кто везёт на дополнительные занятия и другие мероприятия.

Шаг 4. Определить нюансы: формат и условия работы

На этом шаге необходимо заранее продумать:

  • это будет удаленная работа или необходимо быть в офисе или у вас дома в какие-то дни; 
  • есть ли фиксированные часы работы в день, или график гибкий, и ассистент может сам выбирать, когда сделать задачу, главное — уложиться в дедлайн;
  • в какие часы и дни недели необходимо быть на связи;
  • какая оплата работы на тестовом периоде, в первые месяцы, есть ли потенциал для увеличения оплаты и при каких условиях.

Чтобы ответить на эти вопросы, мы и делали шаги 1–3. Цель, задачи и ключевой результат работы показывают нам, какой формат работы мы предложим ассистенту, чтобы это реализовать. Также рекомендую опираться на ваши предпочтения: вы больше хотите проводить встречи и передавать задачи офлайн или онлайн; нравится ли вам работать параллельно в одном помещении или, наоборот, выбираете работать в уединении.

Этап 2. Кто нужен?

Здесь перед нами стоит единая задача — создать портрет идеального ассистента.

Опять же с опорой на ваши ответы о главном результате, перечне задач, формате и условиях работы.

В таблице ниже показываю эту взаимосвязь.

УсловиеКакой человек нужен?
Условие 1. Большая часть задач — работа с таблицами, документами, сверкой финансовых отчетовУсидчивый человек, способный изо дня в день выполнять рутинные задачи. Человек, который быстро теряет интерес и постоянно хочет новых вызовов, на эту роль не подойдёт.
Условие 2. Ключевой результат — это количество освободившихся в неделю часовНужен человек, который будет проявлять инициативу и сам предлагать забирать себе задачи. Это человек, для которого естественно — заботиться о других, для него важно приносить пользу.
Условие 3. Большинство задач будут связаны с помощью ведения социальных сетейГрамотная письменная речь, совпадающие с вашими стандарты «красоты» в смысле оформления визуальной информации (фото для постов, сторис, видео), возможно, также необходимы базовые навыки владения редакторами для фото и видео на мобильном устройстве.

Ключевая идея — портрет человека зависит от того, каких результатов от его работы вы ожидаете, как вы хотите себя чувствовать в работе с ним.

Я предлагаю создавать портрет по следующему шаблону:

  1. Цель работы — на предыдущем этапе уже ее сформулировали.
  2. Предполагаемые результаты — это как раз список задач и ожидаемых результатов каждой из них.
  3. Профессиональные качества, опыт работы (и нужен ли он вообще?), образование (опять же, есть ли необходимость?).
  4. Личные качества, ценности и принципы.

Пример портрета для идеального ассистента

Цель работы — 10 дополнительных часов в неделю у меня как у руководителя.

Предполагаемые результаты (неполный перечень):

  1. Ежедневное заполнение финансовой отчётности по доходам и расходам проекта. Результат: в конце дня остатки на счетах и в отчёте совпадают.
  2. Постановка консультаций в моё расписание и ведение переписки с клиентами для назначения удобного времени. Напоминание клиентам о консультациях и отправка им ссылки для подключения к конференции. Результат: консультации стоят в моём календаре, мне не нужно уделять время простым сообщениям, я прихожу на консультацию, клиент также приходит.
  3. Запись на консультации к врачам, в салон красоты, к юристу, нотариусу и другим специалистам

Профессиональные качества, опыт, образование (также неполный перечень с опорой на цель и результаты, которые указала выше):

  1. Образование — не важно, так как в задачах нет того, что требует специфических знаний.
  2. Опыт работы — до этого уже был опыт работы, любой. Для меня это важно, чтобы понимать, что человек знает, что такое «работа». На позицию ассистента часто идут студенты. Если до этого опыта работы не было, есть шанс, что сотрудничество быстро прекратится, когда студент поймёт, что работу прогулять нельзя, в отличие от пар.
  3. Предыдущий опыт работы — есть кейс, что кандидат проработал на одном месте более 4 месяцев. 
  4. Умение пользоваться гугл-документами: текстовые файлы, таблицы (в том числе использование формул), гугл-формы для анкетирования.
  5. Грамотная письменная речь для переписки с клиентами, а также базовые навыки вежливой, приятной коммуникации.

Личные качества (несколько примеров):

  1. Внимательность — заполнение финансовой отчётности требует высокой концентрации.
  2. Инициативность — ассистент сам предлагает «забрать» ещё какие-то задачи себе, чтобы у вас появилось ещё больше свободного времени.
  3. Главная ценность и мотивация — постоянное развитие и самосовершенствование, так как мой проект помогает развиваться нашим клиентам. Команда, которая может сопроводить в процессе развития клиентов, должна и сама проповедовать эту ценность искренне.

После того как мы составили портрет, мы можем примерно увидеть, кто это:

  • скорее всего, девушка, так как мне будет комфортнее, если на процедуры в салон красоты меня будет записывать девушка, которая понимает меня в этой сфере; 
  • это вполне может быть студентка старших курсов или магистратуры, так как полная занятость не нужна, задачи можно выполнять удалённо, а зарплатные ожидания будут ниже.

Этап 3. Как найти?

Шаг 1. Создать описание вакансии, опираясь на портрет идеального личного ассистента и целевую аудиторию

Отмечу 2 неочевидных момента, которые часто не учитывают на этом шаге:

  1. Делают описание вакансии так, как будто разговаривают со взрослой женщиной, хотя хотели бы найти сообразительную девочку-студентку. Или наоборот: в вакансии обращаются «на ты», а подыскивают серьёзного кандидата на позицию управляющего. Даже язык, которым написана вакансия, имеет значение. Вакансия — это маркетинговый оффер, только не для клиентов, а для внутренних клиентов — ваших сотрудников.
  2. Берут за основу чужое описание вакансии на ассистента, находят в сети. Очень важно создать описание вакансии чётко по портрету, ожидаемым результатам работы и задачам, которые вы будете передавать.

Я часто объединяю описание вакансии и анкету, которая является первым этапом отбора. Важный момент: даже на этапе чтения вакансии личного ассистента кандидат принимает решение, опираясь на то, насколько, как ему кажется, ему понравится работать с руководителем. Стоит в вакансии немного раскрыть информацию о себе, чтобы кандидат мог быстро принять решение — откликнуться или нет.

Пример вакансии на позицию ассистента (моя реальная вакансия на 2021 год)

Привет! Меня зовут Катя Черникова. Я — основатель сети центров подготовки к ЕГЭ и ОГЭ «1ОО баллов» в Иркутске.

«1ОО баллов» — молодая и быстрорастущая компания, сейчас мы выходим на другой уровень, поэтому количество моих задач растёт с каждым днём. Именно потому я ищу человека, на которого смогу полностью положиться. Того, кому буду доверять. Того, кто будет делать задачи, которые я передаю, даже лучше, чем их сделала бы я. Того, кто очень жаден до новых знаний, испытаний в виде интересных задач. Того, для кого саморазвитие — одна из основных ценностей в жизни. Продолжение описания вакансии и анкета для кандидата.

Шаг 2. Определить, где разместить вакансию

А делать это стоит на тех площадках, где есть целевая аудитория, подходящая под портрет личного ассистента.

Если это девушка-студентка — можно использовать сообщества университетов и телеграм-каналы, где молодые специалисты ищут работу.

Человек с опытом работы и большим резюме — HeadHunter и подобные платформы для поиска кандидатов.

Также отличный канал поиска — ваши личные аккаунты в социальных сетях. Если человек долгое время подписан на ваш аккаунт, читает то, что вы пишете, скорее всего, у вас много общего. Однако о работе с друзьями, родственниками, родителями ваших учеников и другими людьми, с которыми вы уже состоите в каких-либо отношениях, дополнительно писать не буду — вы знаете, что часто это заканчивается завершением всех форматов отношений.

Ещё один важный момент: не всегда размещения вакансии достаточно (это называется «пассивный найм» — кандидаты проявляют активность, а мы «пассивно» ждём отклики). Иногда необходимо подключить «активный найм» — самостоятельно искать подходящих кандидатов и связываться с ними. Свою ассистентку я нашла именно так, хотя ещё 8 человек, которые заполнили анкету, откликнулись на вакансию самостоятельно.

Шаг 3. Определить, какие этапы найма будут у кандидатов

Я выделяю 9 возможных этапов найма сотрудников на разные позиции, но для ассистента рекомендую следующие 5:

1. Заполнение анкеты с ключевыми вопросами, которые показывают, подходит ли кандидат под ваш портрет.

Можно добавить особенно ценные вопросы, которые покажут, насколько человек внимателен и вникает в суть того, о чём вы пишете.
Например:
– Какие навыки тебе больше всего пригодятся в работе со мной?
А выше в вакансии вы уже давали перечень необходимых навыков. Из моих кандидатов только 2 кандидата из 9 ответили именно так, как я написала в вакансии.

2. Тестовое задание. На этот этап рекомендую переводить тех, кто по итогам заполнения анкеты уже подходит.

Тестовое задание может быть простым, но проверяющим необходимые качества на практике. 

Мой пример тестового задания: заранее я договаривалась с кандидатами, в какое время у них будет доступ к компьютеру (с выходом в интернет) и 15 минут времени.

Из 5 человек, которым я отправила тестовое задание, в 15 минут и эти простые, на первый взгляд, условия уложилось только 2.

3. Приглашение на собеседование: рекомендую сделать это в формате звонка по телефону, чтобы послушать, как человек говорит, комфортно ли вам с ним вести диалог. И тогда вы не будете тратить время на целое собеседование, если уже в этом коротком звонке поймёте, что вам некомфортно.

4. Собеседование. Его ключевая задача — почувствовать, насколько вы понимаете друг друга. Ассистент отличается от других сотрудников тем, что это человек, с которым вы будете проводить много времени, будете передавать очень личные задачи. Важно найти того, кому вы будете доверять и с кем будет комфортно.

5. Пробный период работы. Срок вы можете выбрать самостоятельно, от 2 часов до месяца. Этот период может быть оплачиваемым или неоплачиваемым, единых стандартов тут нет. Я рекомендую проводить такую стажировку, чтобы и вы, и кандидат на деле попробовали себя в совместной работе и каждый из вас будет готов к тому, что в этот период вы можете завершить сотрудничество.

Пользуясь этим алгоритмом, я нашла личного ассистента, с которой мы работаем на сегодняшний день уже почти 3 года. Из помощницы она выросла в моего заместителя и директора по развитию. Прямо сейчас она тестирует 2 новые локации для 2 новых филиалов центра. 

Конечно, для выстраивания долгосрочных эффективных отношений недостаточно только найма, дальше в ход вступает грамотное обучение и сопровождение сотрудников. Но это уже другая история, о которой я также пишу в своём канале в Телеграм.

Читайте больше полезных материалов в Сообществе «Azconsult | Растим и продвигаем микробизнес» и Телеграм-канале.

Катя Черникова,

руководитель сети образовательных центров «1ОО баллов»

Телеграм 

Сайт

В соцсети нас уже больше 20 тыс. Присоединяйтесь, чтобы получать советы по развитию бизнеса и полезные ссылки
Vkontakte Telegram


* В случае упоминания в тексте социальных сетей Facebook, Instagram, уведомляем: деятельность компании Meta (Facebook, Instagram) признана экстремистской и на территории РФ запрещена.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

4 + четыре =

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

©2012-2023.   AZCONSULT. Бизнес, который построил ты
ИП Губина Мария Сергеевна, ОГРН 312784713800044, Санкт-Петербург
Политика конфиденциальности | Согласие на обработку данных | Публичная оферта | Пользовательское соглашение | Регистрация в партнёрской программе

ГЛАВНАЯ БЛОГ БЕСПЛАТНО ОБ АВТОРЕ УСЛУГИ ОТЗЫВЫ КАРТА САЙТА РЕДПОЛИТИКА КОНТАКТЫ

Скачайте подсказки по бухгалтерии и образцы заполнения бухгалтерских документов

 

Оставьте ваши данные в форме, и мы пришлём вам архив с документами по электронной почте.

×
Скачайте подсказки по бухгалтерии и образцы заполнения бухгалтерских документов

 

Оставьте ваши данные в форме, и мы пришлём вам архив с документами по электронной почте.


×
Введите имя и электронный адрес, и мы пришлем вам запись вебинара о правильной постановке целей и несколько полезных ресурсов

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×

Оставьте ваше имя и электронный адрес ниже, и пришлем вам тест-шпаргалку от Валентины Власовой

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×

Оставьте в форме имя и электронный адрес и скачайте мою мини-подборку опросников для отзывов

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×

Оставьте в форме ваше имя и электронный адрес, и мы пришлем вам ментальную карту «Виды и группы контента»

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×

Заполните поля формы и получите чек-лист от Дарьи Капитоновой по ведению Инстаграм-аккаунта для начинающих

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×

Заполните форму и скачайте шаблон для систематизации контактов и поиска потенциальных партнеров

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×

Заполните форму и скачайте шаблон для оценки важности ваших задач и составления плана делегирования

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×

Сложно начать писать — на сайт, в блог, в прессу? Видите пустую страницу документа Word и сразу теряете мысли? Есть о чём писать, но не знаете, с чего начать? Заполните форму и скачайте вебинар!

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×

Заполните форму ниже и получите бесплатный курс «Из чего состоит проект»

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×

Оставьте ваши данные в форме и мы пришлём вам чек-лист с инструментами, помогающими в продажах услуг

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×
Оставьте в форме ваше имя и электронный адрес, и мы пришлем вам ссылку на вебинар о ранних списках

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×
×

Заполните поля формы и получите чек-лист от Дарьи Капитоновой по ведению Инстаграм-аккаунта для начинающих

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×
Заполните форму и получите запись запись видеоурока по промовебинарам

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×

Оставьте ваше имя и электронный адрес, и получайте анонсы новых статей

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×
×
Заполните форму и скачайте бесплатные онлайн-сервисы для малого бизнеса и фрилансеров

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×
Заполните форму и скачайте сборник материалов для быстрого выхода в онлайн

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×
×
×
×
×

Оставьте в форме имя и электронный адрес и скачайте мою мини-подборку опросников для отзывов

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×
×
×
×
×
×
×
×
×
Скачайте подсказки по бухгалтерии и образцы заполнения бухгалтерских документов

 

Оставьте ваши данные в форме, и мы пришлём вам архив с документами по электронной почте.

×