О чём нужно помнить ИП, чтобы не нарваться на штрафы из-за незнания законодательства, и когда предпринимателю нужен бухгалтер

Бухгалтер Ирина Алексеева подготовила для предпринимателей настоящее учебное пособие, которое поможет вести бизнес без головной боли и штрафов. Статья пригодится и тем, кто только планирует открывать ИП, и тем, кто уже давно в деле. Примерное время на прочтение — 22 минуты.

---

Многие предприниматели открывают бизнес, регистрируют статус ИП и считают, что отныне их главная задача — растить проект и зарабатывать прибыль. С точки зрения бизнеса так и есть.

При этом важно помнить, что индивидуальные предприниматели должны соблюдать требования Налогового, Административного и Гражданского кодексов, а также законов о валютном регулировании. Если этого не делать, могут наступить неприятные последствия: штрафы, приостановка деятельности, дисквалификация и даже лишение свободы.

Чтобы вам было проще этого избежать, я собрала в статье основные моменты, которые стоит учитывать индивидуальным предпринимателям, работающим без бухгалтера. Мы начнём с самого начала — с регистрации ИП, а затем рассмотрим остальные «подводные камни».

Правильно зарегистрируйте ИП

Будьте внимательны при работе с банком

Выстраивайте хорошие отношения с ФНС

Оформляйте отношения с сотрудниками и самозанятыми надлежащим образом

Принимайте платежи от клиентов с соблюдением требований законодательства

Не отказывайтесь от услуг бухгалтера в тех случаях, когда он действительно необходим

Правильно зарегистрируйте ИП

Зарегистрировать ИП сейчас проще, чем когда либо.

Первый вариант — сделать это бесплатно с помощью банка. При регистрации ИП через банк госпошлина не оплачивается. В этом случае в нагрузку вам обязательно откроют расчётный счёт. Такой счёт ИП всё равно нужен, поэтому вы ничего не теряете. Просто выбирайте тот банк, с которым хотите работать и дальше.

Второй вариант — зарегистрировать ИП через ФНС. В этом случае нужно заплатить государственную пошлину 800 рублей и потратить время на подготовку документов и общение с ФНС.

Прежде чем обращаться в банк или ехать в ФНС, ответьте на два вопроса:

• какая у вас будет основная деятельность — от этого зависят коды ОКВЭД;
• какая у вас будет система налогообложения.

Выберите коды ОКВЭД, которые соответствуют вашей сфере деятельности

Это можно сделать с помощью Общероссийского классификатора видов экономической деятельности. В нём вы найдёте коды к любому виду деятельности.

Подобрать ОКВЭД можно самостоятельно или с помощью бухгалтера. Главное — выбрать основным код, по которому будет поступать более 60% выручки. Правильный ОКВЭД — залог успешной работы с вашими заказчиками и отсутствие вопросов со стороны налоговой. Если вы в какой-то момент решите поменять сферу деятельности, нужно будет поменять и ОКВЭД.

Почему это важно:

• Вы соблюдаете требования законодательства. Это всегда полезно и для вас, и для государства.
• В случае, если какая-то сфера бизнеса пострадала от форс-мажорных событий и государство решило её поддержать, получить помощь могут только компании с определёнными ОКВЭД. Будет обидно, если вы работаете в этой сфере, а ОКВЭД выбрали неправильный.
• Из-за отсутствия нужного ОКВЭДа в регистрационных данных налоговая может отказать в выдаче патента.

Проверьте, можете ли вы рассчитывать на налоговые каникулы

Налоговые каникулы — это срок, в течение которого впервые зарегистрированные ИП на УСН или на патенте могут не платить налоги. Для ИП на УСН это обычно два года, для ИП на патентной системе налогообложения (ПСН) — период двух патентов. Так как патент мы можем брать на срок от месяца до года, то каникулы на патенте могут быть сильно меньше, чем на УСН. Например, вы взяли два патента, каждый — на срок в один месяц. В этом случае ваши налоговые каникулы закончатся через два месяца. Если же вы возьмёте два патента на год каждый, то налоговые каникулы у вас будут в течение двух лет.

Чтобы воспользоваться налоговыми каникулами, должно совпасть несколько условий:

• предприниматель впервые регистрирует ИП;
• виды деятельности ИП есть в перечне ОКВЭД, для которых предусмотрены каникулы;
• ИП зарегистрирован в регионе, в котором действует эта мера поддержки предпринимательства.

Если вы впервые регистрируете ИП, изучите региональное законодательство для ИП на УСН или ПСН и перечень ОКВЭД, которые попадают под налоговые каникулы. Иногда региональный закон по налоговым каникулам устанавливает чёткие рамки по кодам ОКВЭД. Если выберете немного другой ОКВЭД, можете упустить право применять нулевую ставку по налогам.

Выберите подходящую систему налогообложения

Индивидуальные предприниматели могут выбрать одну из пяти систем налогообложения. Давайте разберём каждую из них.

Налог на профессиональный доход

Налог на профессиональный доход (в народе — самозанятость) подходит не только физическим лицам. Эту систему налогообложения могут применять и ИП. В этом случае для них доступны все преимущества самозанятости (например, нет обязанности платить фиксированные страховые взносы).

Самозанятость — хороший вариант, если вы:

• оказываете услуги или продаете товары собственного производства;
• работаете без наёмных сотрудников;
• получаете доход не выше 2 400 000 рублей в течение календарного года.

Самозанятость не подходит, если вы:

• перепродаёте товары;
• работаете по агентскому договору или договору комиссии;
• нанимаете сотрудников.

УСН доходы

Эта система налогообложения выгодна, если у вас мало или совсем нет расходов. К тому же она проще с точки зрения учёта и отчётности. Обычная налоговая ставка на этой системе налогообложения — 6%.

На УСН доход вы не можете исключать из налоговой базы никакие расходы. Например, нельзя вычитать из суммы дохода комиссию по эквайрингу. Многие предприниматели об этом не знают.

Бонусы тоже есть: можно уменьшать налог по УСН на сумму уплаченных страховых взносов.

Эту систему налогообложения могут применять ИП и организации. Здесь почти нет ограничения по видам деятельности, а вот потолок по доходам есть. За год на УСН можно заработать не более 200 млн. руб.

УСН доходы минус расходы

Эта система налогообложения предполагает, что у вас есть документально подтверждённые и правильно оплаченные расходы, связанные с ведением бизнеса. Список этих расходов «закрытый». То есть расходы по этой системе налогообложения строго регламентированы, и не все расходы могут уменьшать налог. Кроме того, даже если сумма расходов превышает доходы, то всё равно придётся платить налог в размере 1% от суммы доходов.

Обычная ставка налога по УСН доходы минус расходы — 15%.

Я не рекомендую выбирать УСН доходы минус расходы тем, кто планирует работать без бухгалтера. Это связано с тем, что помимо закрытого перечня расходов есть ещё и правила, в соответствии с которыми эти расходы уменьшают ваш налог. Например, себестоимость товара включается в расходы, только когда товар получен, оплачен и продан. То есть нельзя сразу включить в расходы всю партию купленного товара. С другими видами разрешённых расходов тоже не всё просто — нюансов очень много, их нужно знать и уметь применять. Поэтому если вы не планируете нанимать бухгалтера, откажитесь от УСН доходы минус расходы в пользу других систем налогообложения.

Если же вы готовы нанимать бухгалтера, то выбирайте УСН доходы минус расходы в тех случаях, когда бизнес связан с торговлей или производством.

Важно: упрощённая система налогообложения «редактируется» регионами. Это значит, что ставки налога могут меняться от одного города к другому. Например, в Москве ставка по УСН доходы — 6%, а в других городах — от 1% до 6%. Ставка по УСН доходы минус расходы, установленная налоговым кодексом, — 15%, а в Свердловской области, например, ставка — 7%. Иногда регионы устанавливают пониженные ставки по УСН для отдельных видов деятельности для поддержки предпринимателей. Чтобы узнать свою ставку по УСН, внимательно изучите закон вашего региона.

Основные критерии применения УСН:

• остаточная стоимость основных средств не выше 150 млн. рублей;
• средняя численность работников не выше 100 человек для перехода на УСН и 130 человек для работы на упрощёнке;
• выручка за год и любой отчётный период не превышает 219,2 млн. рублей;
• доля участия других юрлиц в уставном капитале не более 25 %.

Если вы задумались о переходе на УСН, проверьте свой бизнес по всем критериям из статьи 346.12 НК РФ.

Патентная система налогообложения

Патентная система отличается от других тем, что налог не зависит от доходов. Вы будете платить фиксированную сумму, которая указана в патенте. Ставка налога составляет 6% от суммы потенциального дохода. А он, в свою очередь, устанавливается регионами. Если вы ведёте свой бизнес онлайн, то патент можно взять в любом регионе и таким образом сэкономить на налогах.

Если выбираете патент, рекомендую брать его в связке с УСН. Это связано с тем, что патент выдаётся на определённый вид деятельности. Например, на образовательные услуги. Но у вас могут быть и другие виды доходов: консультации, продажи товара или продукции. В этом случае вы сможете учитывать доходы, не связанные с образовательной деятельностью, по УСН. Это проще и дешевле, чем платить налоги по общей системе налогообложения.

Недостаток у такой схемы работы тоже есть. Лимит доходов по патенту — 60 млн. руб. Совмещение патента с УСН сразу снижает ваш порог доходов по ИП в целом до 60 млн. вместо 200 млн., которые можно зарабатывать на УСН.

Взять патент могут только индивидуальные предприниматели и только на тот вид деятельности, который прописан в налоговом кодексе. Всего есть 80 видов деятельности, но каждый регион устанавливает свои правила выдачи патентов и их стоимость.

Патент можно взять в момент регистрации ИП или когда у вас появилась новая бизнес-идея и она подходит под патент. Подать заявление на патент нужно за 10 рабочих дней до начала деятельности.

Общая система налогообложения

Эта система даётся по умолчанию, если предприниматель при регистрации ИП не выбирает УСН или самозанятость.

Чтобы работать на общей системе налогообложения, нужен бухгалтер. Это связано с тем, что нужно платить НДС и налог на доходы физических лиц или налог на прибыль, а также ежеквартально сдавать отчёты по НДС и налогу на прибыль. Система сложная. Без бухгалтерского образования быстро разобраться во всех нюансах общей системы налогообложения не получится. А штрафы за нарушение налогового учёта очень большие.

Общую систему применяют торговые и производственные предприятия с большими оборотами, так как их покупатели и заказчики заинтересованы в получение вычетов по НДС. Маленькие предприниматели не выбирают ОСНО, потому что работать на ней дорого и невыгодно.

Будьте внимательны при работе с банком

Вы удивитесь, но банки могут доставить предпринимателям не меньше проблем, чем налоговая инспекция. Поэтому важно соблюдать правила работы с ними, чтобы не лишиться расчётного счёта и своих денег.

Если у банка возникнут подозрения или сомнения в законности операций, которые проходят по вашему счету, он может попросить:

• объяснить, откуда вы получаете деньги и куда их переводите;
• предоставить декларации и платёжные поручения по налогам, если вы проводите эти платежи через другой банк или наличными;
• прислать ссылки на сайты, рекламу в интернете и список сотрудников.

Если после предоставления информации банк не убедится в законности операций, он может расторгнуть с вами договор банковского обслуживания и попросить забрать деньги. Нередко вывести деньги можно будет только с большой комиссией.

Чтобы не сталкиваться с такими проблемами, соблюдайте основные правила:

• Не принимайте деньги от своих клиентов на личный счёт физического лица, если только вы не самозанятый. В Указаниях ЦБ чётко сказано: доходы от предпринимательской деятельности должны поступать на расчётный счёт ИП.
• Не обнуляйте счёт ИП сразу после поступления денег. Знаю, иногда очень надо или хочется срочно снять все деньги или перевести их себе на карту. Вы имеете на это право, но банкам это не нравится.
• Не перечисляйте деньги со счёта ИП физическим лицам, если они не ваши сотрудники или у вас с ними нет договора, как с самозанятым.
• Совершайте платежи со счёта ИП своим поставщикам за работы, услуги и товары, а также оплачивайте с него налоги. Будем вам +1 в карму предпринимателя перед банком. Ваш счёт должен быть «живым». Там должны быть приходные, расходные и налоговые платежи.
• Не игнорируйте запросы банков с требованиями предоставить пояснения, документы, ссылки на ваш сайт и прочее. У банка есть право знать, кто их клиент и чем он занимается, и сейчас они активно этим правом пользуются. Поэтому при поступлении таких запросов представляйте полную информацию. Это поможет сохранить ваш счёт в безопасности.
• Правильно оформляйте платёжные поручения. В назначении платежа обязательно нужно писать, на каком основании вы перечисляете деньги, за что вы платите и облагается ли этот платеж НДС.

Выстраивайте хорошие отношения с ФНС

Как только вы зарегистрировали ИП, у вас появились отношения с налоговой инспекцией. Иногда они бывают тихими и незаметными, а иногда громкими и изматывающими.

Наверное, я не открою вам секрет, если скажу, что налоговая инспекция проверяет каждую вашу декларацию и видит все движения по расчётным счетам. Поэтому если инспекторам что-то не нравится или непонятно, они начинают задавать вопросы и просить пояснения. Относитесь к этому спокойно. Это часть работы.

Чтобы построить хорошие отношения с ФНС, важно соблюдать несколько нехитрых условий.

Считайте налоги правильно

Для этого важно соблюдать правила, о которых знают далеко не все предприниматели. Особенно ИП на УСН доходы, которым кажется, что нет ничего проще, чем посчитать свои налоги.

• При приёме платежей через интернет-эквайринг, комиссия эквайера — часть вашего дохода. Несмотря на то, что на счёт поступает сумма за вычетом комиссии, при расчёте налога опираемся на полную сумму, которую заплатил покупатель. Это правило распространяется на предпринимателей на УСН доходы и на самозанятости.
• Возвраты от поставщиков, внесение собственных средств на счёт, полученные займы не считаются доходом и не облагаются налогом. Если ваши налоги считает бухгалтерия от банков, настоятельно рекомендую проверить, не включены ли в доходы суммы, которые не относятся к налогообложению. К сожалению, банки часто ошибаются в формировании налоговой базы и завышают налоги своим клиентам.

Это далеко не все правила, но именно на них предприниматели обжигаются чаще всего.

Уменьшайте свои налоги законно

Это можно сделать за счёт страховых взносов. Главное правило — вовремя вносить фиксированные страховые взносы.

За счёт взносов сейчас можно уменьшать не только УСН, но и патент. Разница лишь в том, что когда мы уменьшаем налоги по УСН за счёт взносов, мы указываем суммы взносов в декларации, которую сдаём каждый год в налоговую инспекцию. Налог по патенту уменьшаем, когда сдаём специальное уведомление в налоговую инспекцию, в котором указываем, что патент платить не будем (или будем платить только часть), потому что всё остальное уменьшаем фиксированными страховыми взносами. Без этого уведомления инспекторы будут ждать от вас полной уплаты по патенту.

Совмещайте системы налогообложения правильно

Предприниматели могут совмещать несколько режимов налогообложения. Но это правило применяется не ко всем системам.

Можно совмещать:

• основную и патентную системы налогообложения,
• УСН (любую форму) и патентную систему налогообложения.

Нельзя совмещать:

• основную систему налогообложения и УСН (любую форму),
• налог на профессиональный доход (самозанятость) и другие системы налогообложения.

Правильно переходите с одной системы налогообложения на другую

С самозанятости на УСН

Часто предприниматели неверно переходят из самозанятости в УСН. Это происходит, когда физлицо-самозанятый открывает ИП и, ничего не делая с самозанятостью, просто выбирает в качестве системы налогообложения УСН. В этот момент происходит нарушение правил совмещения — быть одновременно ИП-самозанятым и ИП на УСН нельзя. Поэтому сначала снимаемся с самозанятости, как физлицо. Это можно легко и быстро сделать в приложении «Мой налог». И только потом подаём заявление на регистрацию ИП.

Если вы уже ИП на самозанятости и хотите сменить систему налогообложения на УСН, это возможно в двух случаях:

• превышен лимит доходов в 2,4 млн.руб.;
• нарушено условие применения НПД — например, если вы заключили трудовой договор или стали перепродавать товары. Если нарушены условия применения, нужно сняться с НПД из-за утраты права применения и подать заявление на УСН.

По желанию сменить НПД на УСН в статусе ИП не получится — процедуры добровольного перехода нет.

С УСН на самозанятость

Перейти с УСН на НПД можно по желанию. Важно только соблюдать нехитрые правила, чтобы не лишиться самозанятости в самый неподходящий момент. Чтобы быстро и безболезненно сменить УСН на НПД (самозанятость), вам нужно:

• зарегистрировать самозанятость;
• оплатить фиксированные страховые взносы по день, предшествующий дню регистрации в качестве самозанятого;
• подать декларацию по УСН и заявление установленной формы об отказе от УСН.

Всё это нужно сделать в течение 30 дней после регистрации в приложении «Мой налог». Если пропустить этот срок, ФНС аннулирует вашу самозанятость и вы по-прежнему будете на УСН.

С УСН доходы на УСН доходы минус расходы (и наоборот)

Сменить УСН доходы на УСН доходы минус расходы (или наоборот) можно только с начала календарного года. Для этого нужно подать заявление в налоговую инспекцию не позднее 31 декабря. Тогда со следующего года вы можете применять другую УСН.

Отказаться от УСН можно тоже раз в году. Например, вы работаете на УСН доходы и хотите с 2023 года применять общую систему. Вам нужно уведомить налоговую инспекцию об этом не позднее 15 января 2023 года.

С общей системы налогообложения на УСН

Переход с ОСНО на УСН можно сделать только с начала календарного года. Для этого необходимо подать уведомление в налоговую до 31 декабря текущего года, чтобы со следующего года применять УСН.

Оформляйте отношения с сотрудниками и самозанятыми надлежащим образом

Если вы берёте сотрудников в штат

К оформлению трудовых отношений стоит подходить очень внимательно. Как только у вас появляются сотрудники, к вашим обязанностям добавляется ведение кадрового и зарплатного учёта. Для этого вы должны:

• встать на учёт как работодатель в Фонд социального страхования;
• на следующий рабочий день представить отчёт в Пенсионный Фонд. В этом отчёте вы указывает данные по сотруднику, которого приняли на работу. Такой же отчёт подаём, когда увольняем сотрудника. Срок тот же — 1 рабочий день;
  в течение 3-х рабочих дней представить отчёт в ФСС.

Рекомендую заключать трудовые договоры и вести учёт сотрудников с помощью бухгалтера. Это позволит вам избежать нарушений законодательства.

Если вы работаете с самозанятыми

С самозанятыми тоже не всё так просто. Плательщики налога на профессиональный доход не могут быть вашими сотрудниками. Поэтому соблюдайте правила работы с ними:

• избегайте однотипных формулировок в договорах;
• не используйте договор, похожий на трудовой;
• не давайте самозанятым социальных гарантий в виде отпуска, больничных, пятидневной рабочей недели с 9:00 до 18:00, ежемесячной оплаты труда в равных суммах. Всё это — косвенные признаки того, что вы таким образом подменяете трудовые отношения;
• просите периодически подтверждать статус самозанятого справкой из приложения «Мой налог»;
• требуйте на каждую выплату чек, который подтверждает регистрацию дохода в приложении «Мой налог»;
• обращайте внимание на то, с кем ещё работает ваш исполнитель. Моноклиентность — одна из первых причин, по которой ФНС может пригласить вас на приватную беседу, где будет настаивать, что у вас трудовые отношения с вашим самозанятым.

Если ФНС признает ваши отношения с самозанятым трудовыми, то вы должны будете заплатить налог на доходы физических лиц, страховые взносы и сдать зарплатный отчёт за такого сотрудника.

Принимайте платежи от клиентов с соблюдением требований законодательства

Правильно принимайте оплату от клиентов. Если вам платит физлицо на счёт ИП, вы должны выдать чек из онлайн-кассы. Онлайн-кассу должны применять все юридические лица и индивидуальные предприниматели, когда оплата поступает от физических лиц. Неважно, каким способом пришла оплата. Наличными или через терминал. Тут главное — оплата от физлица.

Приём наличной оплаты или оплаты с помощью банковской карты от индивидуального предпринимателя или организации тоже должен проводится с использованием онлайн-кассы

Онлайн-касса не равно интернет-эквайринг. Это аппарат, с помощью которого данные о поступлении вам денег от физических лиц уходят в налоговую в режиме реального времени.

Онлайн-касса может быть стационарной и облачной.

В первом случае вы покупаете кассовый аппарат, регистрируете его в ФНС и отбиваете чеки руками. Может быть облачная онлайн-касса (это современное программное обеспечение (облачный сервис) для удалённого ведения законной торговли).

Во втором случае онлайн-касса — это облачный сервис, который вы берёте в аренду, а формирование чеков идёт автоматически. Онлайн-кассу в аренду предоставляют те же компании, которые продают стационарные аппараты.

Оплата за пользование облачной онлайн-кассой зависит от тарифа. Это может быть ежемесячный платеж или ежегодный. Иногда оплата взимается исходя из количества чеков. Тариф по количеству чеков подойдёт микробизнесу.

Можно не покупать кассу и не брать её в аренду. Можно воспользоваться услугами платёжных агентов, у которых есть услуга выдачи онлайн-чеков, соответствующих требованию Федерального закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» от 22.05.2003 N 54-ФЗ. Если заключаете договор с платёжным агентом, то он на своей онлайн-кассе вместо вас формирует чеки и отправляет их в налоговую. Очень удобно, когда у вас небольшие обороты.

Некоторым предпринимателям разрешено не применять онлайн-кассу исходя из вида деятельности или системы налогообложения. Подробно об этом я рассказывала в статье «Онлайн-касса для ИП: кто должен применять с 1 июля и что делать, если вы не успели её установить».

В любом случае, когда вы собираетесь принимать оплату от клиентов — физических лиц, заранее выясните, нужна ли вам онлайн-касса. За неприменение онлайн-кассы предусмотрен штраф в размере 25–50 процентов от суммы неотбитого чека.

Не отказывайтесь от услуг бухгалтера в тех случаях, когда он действительно необходим

Это справедливо, если вы:

• совмещаете два налоговых режима. Здесь важно распределять по разным системам налогообложения не только доходы, но и расходы. Например, применяя патент и УСН доходы минус расходы, нельзя включать в налоговую базу по УСН расходы патента;
• применяете УСН доходы минус расходы. Чтобы правильно рассчитать налоги, нужно придерживаться особых правил, а не просто вычесть все расходы из общего дохода;
• планируете нанимать сотрудников;
• применяете общую систему налогообложения;
• не хотите вникать в тонкости налогового законодательства и следить за всеми изменениями в сфере налогов;
• хотите применять льготы, положенные субъектам малого предпринимательства.

Заключение

Итак, подводим итоги. Вести собственный бизнес без поддержки бухгалтера во многих случаях возможно. Но для этого вам необходимо погрузиться во все нюансы, начиная от правильной регистрации и заканчивая своевременной и правильной сдачей отчётности и уплатой налогов. Основные моменты, на которые стоит обратить внимание, я вам рассказала. Но, к сожалению, наше законодательство так быстро меняется, что всегда нужно держать руку на пульсе и следить за изменениями.

 

 

---

* В случае упоминания в тексте социальных сетей Facebook, Instagram, уведомляем: деятельность компании Meta (Facebook, Instagram) признана экстремистской и на территории РФ запрещена.