Онлайн-касса для ИП: кто должен применять с 1 июля и что делать, если вы не успели её установить
Онлайн-кассы для ИП — актуальная тема. С июля не действует отсрочка, которая позволяла предпринимателям спокойно работать без них. Бухгалтер Ирина Алексеева рассказала, кому придётся установить онлайн-кассу, и что делать, если вы хотите этого избежать или пропустили дедлайн. Примерное время на прочтение — 7 минут.
1 июля 2021 г. заканчивается отсрочка по применению онлайн-кассы для предпринимателей, которые оказывают услуги или продают товары собственного производства и работают без наёмных сотрудников.
Вопросов как всегда больше, чем ответов. В этой статье разберёмся:
Кто может не применять онлайн-кассу сейчас и после 1 июля
Что учесть при выборе онлайн-кассы: варианты и подводные камни
Как можно избежать применения онлайн-кассы
Что делать, если касса вам нужна, а вы её не установили вовремя
Что такое онлайн-касса
Онлайн-касса (или контрольно-кассовая техника, или ККТ) — это приспособление, с помощью которого вы передаёте в налоговую сведения о поступающих к вам платежах. Прямо в режиме реального времени с помощью оператора фискальных данных (ОФД) информация о ваших доходах уходит в ФНС. Все обязанности бизнеса по применению онлайн-кассы прописаны в Федеральном законе «О применении контрольно-кассовой техники» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
А штрафы за неприменение ККТ (куда ж без них?) установлены статьёй 14.5 КоАП РФ. Краткий пересказ этой статьи: за неприменение или неверное применение онлайн-кассы предпринимателю грозит наказание от 25 до 50 % от суммы непробитого чека, но не менее 10 тысяч рублей.
Кто может не применять онлайн-кассу сейчас и после 1 июля
Онлайн-кассу обязаны применять почти все организации и индивидуальные предприниматели, но не все поступления на расчётный счёт нужно через неё пропускать:
- Если деньги пришли от организации или индивидуального предпринимателя, то ККТ не применяем.
- При наличных расчётах и оплате банковской картой, независимо от плательщика, онлайн-кассу применять нужно.
- При поступлении денег от физического лица, не важно каким способом пришла оплата (безналичный расчет или наличка), применять онлайн-кассу нужно обязательно.
Кто может не применять онлайн-кассы и после 1 июля 2021
Некоторые предприниматели бессрочно освобождены от применения ККТ благодаря своим виду деятельности или системе налогообложения. Эту информацию можно найти в статье 2 Федерального закона №54-ФЗ о ККТ. В ней много пунктов, большинство из них — про офлайн-бизнес. Если вы зарабатываете деньги в офлайн, советую вам изучить эту статью внимательно. Возможно, там вы найдёте подходящую лазейку, чтобы не применять ККТ.
Тем, кто ведёт бизнес онлайн, стоит обратить внимание на подпункт 2.1 ст. 2 54-ФЗ. Если вы ИП на патенте и ваш вид деятельности есть в этом подпункте, можете выдохнуть. Вам онлайн-касса тоже не нужна. Перечислять все виды деятельности не буду, отмечу лишь самые распространённые в онлайн-бизнесе:
- услуги в области фотографии (фотографы в том числе);
- услуги в сфере дошкольного образования и дополнительного образования детей и взрослых;
- деятельность, специализированная в области дизайна, услуги художественного оформления.
Названия видов деятельности привожу ровно так, как они прописаны в законе.:)
Тут стоит отметить, что в законе есть оговорка для «освобожденных от ККТ» предпринимателей. Онлайн-кассу можно не применять, если вы во время расчета выдаёте покупателю документ, содержащий «наименование документа, его порядковый номер, реквизиты, установленные абз. 4-12 п.1 ст. 4.7 ФЗ-54». Это может быть любой документ, который вы создадите сами, главное, чтобы он содержал все необходимые реквизиты.
Важно!
Если вы поменяете вид деятельности или систему налогообложения (перейдёте с патента на другую), добро пожаловать в ряды тех, кто обязан применять онлайн-кассу.
А что с самозанятыми
Тут всё просто: физические лица освобождены от применения онлайн-касс.
Что учесть при выборе онлайн-кассы: варианты и подводные камни
Если вы добрались до этого пункта, значит, к сожалению, вы не можете отказаться от применения онлайн-касс. И вам предстоит «увлекательное» приключение, в котором вы узнаете, что такое фискальный накопитель, оператор фискальных данных и сколько денег вам придётся отдать за дополнительные сервисы, без которых онлайн-касса просто не будет работать. Попробую облегчить задачу и показать варианты, с помощью которых вы можете «закрыть» свою обязанность перед законом.
Вариант № 1
Купите стационарный аппарат ККТ. Это может быть смарт-терминал, который содержит в себе полный функционал, или фискальный регистратор, который требует наличия товароучётной программы. Это специальная программа, позволяющая формировать чеки, а проходить они будут через фискальный регистратор. Без программы вы не сможете его эксплуатировать.
Касса будет стоять у вас дома, в офисе или магазине. Вы будете руками отбивать чеки на каждое поступление.
Жирный минус этого варианта — полное отсутствие какой-либо автоматизации. Если вы работаете офлайн и люди платят наличными, вам не остается ничего другого, как принимать оплату и бить чеки. А если платежи поступают онлайн (по реквизитам вашего счета), то вам придётся ежедневно мониторить расчётный счёт. Закон требует отбивать чек на приход безналичных платежей не позднее следующего рабочего дня.
Расходы:
- ежегодная оплата оператору фискальных данных (примерно 3000 – 5000 руб.);
- покупка фискального накопителя раз в три года или раз в 15 месяцев, в зависимости от вашей системы налогообложения (примерная стоимость от 7 000 до 11 000 руб);
- к платежам онлайн добавьте проценты по интернет-эквайрингу (1,9 – 2,8%).
Запуск такой онлайн-кассы включает в себя покупку самого аппарата и фискального накопителя, заключение договора с ОФД, настройку кассы или программы, регистрацию кассы в налоговой. Если поставщик кассы быстро организует настройку, то уже через пару дней вы сможете работать с онлайн-кассой.
Вариант № 2
Возьмите в аренду облачную кассу. Чеки будут формироваться автоматически и уходить напрямую покупателю и в налоговую. Облачная касса всегда идёт в связке с интернет-эквайрингом. Некоторые банки предлагают готовые решения. Например, Модуль-банк дает свой эквайринг + облачную кассу, а банк Точка отсылает к партнёрам. Эквайер у Точки – это Ю.Касса и QIWI, онлайн-касса — это Атол-онлайн.
Минус: немного сложная система. Придётся сравнивать тарифы и выбирать наиболее выгодный. Если вы решили брать облачную кассу в аренду, вам нужно выяснить не только стоимость аренды, но и то, как она будет интегрироваться с вашим сайтом или площадкой, на которой вы продаёте свои товары или услуги.
Расходы: стоимость аренды варьируется от 1500 до 3000 тысяч в месяц и зависит от провайдера и тарифа. Например, Атол-онлайн предлагает аренду за 1490 руб. в месяц, но регистрацию кассы в налоговой вы проводите самостоятельно. А есть тариф за 2900 в месяц, и в него входит услуга регистрации кассы в ФНС и стоимость фискального накопителя.
Запуск такой онлайн-кассы включает в себя не только регистрацию онлайн-кассы в налоговой (что может сделать за вас поставщик, который предоставляет аренду кассы), но и настройку и интеграцию кассы с вашим сайтом. Время запуска в эксплуатацию зависит от того, как быстро вы справитесь с этими задачами — будете решать их самостоятельно или привлечёте технического специалиста.
Вариант № 3
Принимайте деньги через платёжного агента по средствам его онлайн-кассы. В этом случае у вас не будет обязательных платежей по аренде, не нужно отдельно подключать эквайринг и платить за него, покупать и продлевать фискальный накопитель и регистрировать кассу в налоговой. Деньги будут поступать на счёт агента и выводиться на ваш на расчётный счёт.
Минус: не все агенты передают чеки в налоговую. Поэтому, выбирая платёжного агента, убедитесь, что он работает по 54-ФЗ. Принимать оплату через платёжного агента выгодно, когда у вас небольшая выручка или вы обязаны частично принимать деньги через онлайн-кассу. Например, если вы в основном продаёте образовательные курсы (а этот вид деятельности освобождён от применения ККТ) и иногда продаёте торты. Вот продажу тортов можно пропустить через платёжного агента.
Расходы: комиссия агенту от 2,6 до 10% с каждого платежа.
Время запуска в эксплуатацию зависит от скорости заключения договора с платёжным агентом. Робокасса обещает подключить всё за один день. Арсенал Пэй берёт пять дней на проверку ваших документов.
Как правильно отбивать чеки
Казалось бы, какие сложности могут быть с формированием чека? Однако есть моменты, которые нужно знать, если вы работаете с онлайн-кассой.
Время выдачи чека
Если вы принимаете деньги офлайн, вы обязаны выдать чек сразу же. Если деньги зачислены на ваш расчётный счёт по вашим реквизитам, чек нужно выдать не позднее следующего рабочего дня. На оплату, полученную с помощью интернет-эквайринга, чек нужно выдать в момент оплаты. Тут без автоматизации не обойтись.
Выдача чека
Вы можете передать покупателю бумажный чек, а можете отправить чек на электронную почту, если покупатель сообщил вам адрес.
Признак способа расчёта
Это непонятное словосочетание означает то, как покупатель рассчитывается с вами: вносит ли он аванс, предоплату или рассчитывается в моменте за товары и услуги. Всё это имеет значение и указывается в чеке.
Пример
Вы работаете по принципу «Утром деньги, вечером стулья»: предоплата — работа — вторая часть стоимости товара или услуги. В этом случае вам нужно пробивать два чека:
- первый — с признаком способа расчёта «Аванс» ( когда покупатель не знает, что он у вас купит, и просто закинул вам некоторую сумму) или «Предоплата» (когда покупатель точно знает, что он покупает, например, консультацию);
- второй чек — с признаком способа расчёта «Полный расчёт». Вы отбиваете его, когда услуга оказана или фактически продан товар. В этом же чеке вы указываете, что проводите зачёт ранее полученной предоплаты или аванса. Вот такое требование содержится в 54-ФЗ.
Как можно избежать применения онлайн-кассы
Добавлю ложку мёда в эту бочку дегтя. Если всё вышеописанное наводит на вас грусть и вам категорически не хочется применять онлайн-кассу, а закрывать бизнес вы не планируете, рассмотрите переход на НПД (Налог на профессиональных доход) или на патент. Разумеется, если вы попадаете под критерии. Тогда у вас отпадает обязанность применять онлайн-кассу. Но в случае с самозанятостью всё-таки придётся отбивать чеки в приложении «Мой налог».
Более радикальный способ — сменить вид деятельности. Но в этом случае вам, скорее всего, придётся перекраивать весь бизнес.
Что делать, если касса вам нужна, а вы её не установили вовремя
Поделюсь несколькими вариантами решений, которые помогут, если вы не успеваете установить онлайн-кассу:
- Постарайтесь не принимать платежи от физических лиц, пока не решите вопрос с онлайн-кассой, или принимайте деньги через платёжного агента. Да, второй вариант немного дороже, чем пробивать чеки через свою кассу. Тем не менее это выйдет дешевле, чем платить штрафы.
- Пробейте чеки коррекции, когда установите онлайн-кассу. Эти чеки предназначены для исправления ошибок при применении онлайн-кассы. Если вы сформируете чеки коррекции до того, как налоговая узнает о вашем упущении, то штрафа не будет.
Я постаралась сделать для вас краткий обзор по онлайн-кассе. Если и после этого разбора у вас остались вопросы и непонятно, нужна вам онлайн-касса или нет, оставьте комментарий к этой статье или напишите мне в директ в Инстаграме. Я помогу вам разобраться.
Алексеева Ирина, практикующий главный бухгалтер
И ещё полезные статьи на тему финансов:
* В случае упоминания в тексте социальных сетей Facebook, Instagram, уведомляем: деятельность компании Meta (Facebook, Instagram) признана экстремистской и на территории РФ запрещена.
