Онлайн-конференция. Как организовать без бюджета

Онлайн-конференция ― один из способов привлечения новой аудитории, партнёров. Но как быть, если идея такого мероприятия есть, а бюджета нет или он очень ограниченный? В этой статье Светлана Манакина, коуч, организатор пяти онлайн-конференций «Вкус продвижения», поделится с вами личным опытом и пошаговым планом подготовки и проведения мероприятия. 

Примерное время прочтения ― 10 минут.

---

Десять шагов организации конференции

Какие детали важно учесть, чтобы всё прошло как надо. Риски

Как победить страх и сопротивление

Десять шагов организации конференции

1. Определяем цель мероприятия

Прежде чем делать конференцию, задайте себе главный вопрос: «А зачем?»

Что даст вашему проекту онлайн-конференция?

Для себя выделяю несколько целей:

• Имидж. Вы не гонитесь за продажами с мероприятия, для вас важнее позиционировать себя как эксперта и/или организатора. 
• Сбор базы. С помощью конференции вы хотите собрать аудиторию в свою базу, прогревать и в дальнейшем предлагать свои услуги.
• Продажи. Вы хотите заработать на самом мероприятии за счёт продажи билетов, записей или какого-то продукта непосредственно на конференции.

Конечно, эти все три задачи можно реализовать сразу. Но, скорее всего, какая-то цель будет приоритетной. От неё и будут зависеть дальнейшие шаги и особенности проведения мероприятия.

Дополнительная возможность онлайн-конференции для меня ― это крутой нетворкинг. Вы знакомитесь с интересными спикерами, гостями. В дальнейшем из этого могут родиться коллаборации, взаимный пиар.

2. Выбираем вариант монетизации конференций

Я за то, чтобы монетизировать конференцию. Хотя бы отбить организаторские расходы. 

Какие варианты монетизации мероприятий существуют:

• Продажа записей онлайн-конференции.
• В один из тарифов записей вы можете включить персональную консультацию или ваш продукт.
• Продажа услуги, онлайн-продукта на самом мероприятии.
• Последующие продажи ваших услуг на базу, собранную во время мероприятия.

В моём случае спикеры участвуют бесплатно, но также существует вариант, когда каждый спикер оплачивает выступление ― это тоже возможность заработать.

3. Выбираем тему и формируем концепцию мероприятия 

Отвечаем на вопросы:

• Кто целевая аудитория проекта? 
• Какую ценность для аудитории несёт онлайн-конференция? 
• Зачем ей приходить? 
• С какими ключевыми выводами участник конференции должен уйти?

Личный опыт. Я провела уже 5 конференций «Вкус продвижения».  Моя аудитория ― это коучи, психологи, помогающие практики.  Концепция моего мероприятия, которое состоялось 14-16 марта, ― это тренды и антитренды продвижения в 2024 году.   Участники конференции должны были получить представление о том, какие сейчас существуют актуальные способы и каналы привлечения аудитории для продажи своих услуг.

4. Подбираем  спикеров

Состав спикеров зависит от того, какие темы выступлений, отражающие концепцию мероприятия, должны быть на конференции.

Личный опыт. Я представляла, что один из ключевых трендов продвижения в соцсетях ― это нейросети и короткие видео. Поэтому прежде всего искала спикеров по этим ключевым направлениям.

Как искать спикеров и договариваться с ними? 

Спикеров можно искать:

• среди лидеров мнений, знакомых, 
• в поисковиках, 
• в соцсетях,
• по рекомендациям других спикеров,
• в группах в соцсетях и тематических сообществах.

Личный опыт. Я периодически закидываю на свою страницу в соцсетях вопрос, кого бы мои подписчики хотели послушать по конкретной теме или считают авторитетом в этом вопросе.

Если вы ищете спикеров в соцсетях, обязательно просматривайте их видео, прямые эфиры, чтобы оценить уровень ораторского мастерства, стиль и манеру подачи материала, совпадение ценностей.

Обязательно в текст приглашения включите описание преимуществ участия для спикера. 

И поверьте, после первой конференции будущие спикеры вам станут писать сами. 

Что важно учесть при договорённостях со спикерами? 

Изначально пропишите для себя правила и условия участия для спикеров. Перед формированием окончательного расписания конференции согласуйте все условия. 

Составьте договор с юристом, учитывающий все организационные моменты.

5. Определяем площадку для проведения мероприятия и техническую реализацию

Где будет проводиться онлайн-конференция? Какие сервисы, мессенджеры, боты вы будете задействовать? Мне больше всего нравится вебинарная площадка pruff.me, для рассылок и хранения записей конференции использую Геткурс, чат участников конференции делаю в Телеграме.

Для проведения конференции также подойдут Зум, Бизон 365 (Bizon 365), прямая трансляция на Ютубе.

6. Формируем команду

Нужен ли вам копирайтер, таргетолог, технический специалист, ведущий мероприятия? Если вы не будете использовать платные способы продвижения, сами пишете тексты,  и готовы модерировать мероприятие, вам будет достаточно пару человек в команде.

Личный опыт. Я организую онлайн-конференции на 1000 регистраций при помощи одного-двух технических специалистов.

У меня трудится технический специалист на постоянной основе. Если в вашем проекте нет достаточной загрузки для технических специалистов, рекомендую сотрудничать на проектной основе, на аутсорсинге.  

Где найти найти подрядчиков?

Можно смотреть на сайтах для фрилансеров profi.ru, FL.ru, Freelance.ru, Freelancejob.ru, Workzilla. 

В Телеграме есть много каналов с резюме фрилансеров. Введите в поиск слово «вакансия», подпишитесь на канал и разместите своё предложение.

7. Формируем расписание онлайн-конференции

Учитывайте темы, стиль подачи, актуальность темы. 

Например. Если у вас трёхдневная онлайн-конференция, важно, чтобы на второй и третий день, когда посещаемость будет меньше, были включены 1-2 самые интересные, актуальные темы или пара выступлений популярных спикеров.

На мой взгляд оптимальная продолжительность выступления 1 спикера ― 40-45 минут. 

Этого времени достаточно, чтобы дать качественную выжимку из темы.

Оставшиеся 15 мин от часа закладываю на 5-10-минутный перерыв между спикерами, когда озвучиваю темы следующих выступлений, расписание на день, рекламирую покупку записей конференции. 

Для себя выбрала формат: ● 6-7 спикеров в 1 день;  ● 4 выступления в утреннее время с 10:00 до 14:00;  ● затем перерыв с 14:00 до 15:00 или 16:00;  ● 3 спикера во второй половине дня с 16:00 до 19:00.  Так к онлайн-конференции могут присоединиться участники из разных часовых поясов.

Чтобы у людей был стимул возвращаться после перерыва, обязательно после каждого спикера анонсируйте следующие темы, аргументируйте, почему важно быть онлайн. Для дополнительной мотивации можно использовать бонусы за присутствие онлайн.

8. Собираем аудиторию на мероприятие

Какие варианты есть? Анонсы, рассылки по своим базам, соцсетям. Я активно набираю регистрации на мероприятие за счёт анонсов спикеров на их площадках. 

Главное ― изначально об этом договориться. Можно использовать партнёрские рассылки и, конечно, платные способы (таргет, рекламу у блогеров). 

Я устраиваю конкурс за репост поста о мероприятии, чтобы получить дополнительную аудиторию. Тем, кто делает репост поста об онлайн-конференции, дарю презентации в формате ПДФ.

Текст поста с призывом участвовать в конкурсе

9. Проводим онлайн-конференцию

Перед самой конференцией обязательно проведите тест выбранной площадки с каждым спикером. Проверьте звук, видео, фон, расскажите, как пользоваться площадкой, и анонсируйте последовательность действий. Обсудите «план Б» — что делать в случае форс-мажора (отключится связь, появятся негативные комментарии в чате).

Во время проведения мероприятия обязательно анонсируйте каждую тему и спикера в чате и в рассылке. 

Ваша задача ― «продать» идею участвовать в каждом выступлении. 

Личный опыт. Я параллельно с трансляцией снимаю несколько видеонарезок, скриню отзывы участников. Всё это высылаю в чат, для ажиотажа и подогрева желания прийти на онлайн. Также фиксирую интересные мысли, инсайты во время выступления, которыми потом делюсь в чате конференции и использую для контента в соцсетях.

10. Подводим итоги

После завершения подведите итоги, проанализируйте статистику:

• сколько людей зарегистрировалось; 
• откуда они пришли; 
• какой канал сработал больше всего; 
• какой продающий посыл был эффективнее; 
• в какой день записи конференции покупали больше и почему; 
• какой спикер и тема зашла; 
• что можно изменить в следующий раз и так далее.

Сделайте выводы и выберите самые рабочие связки, чтобы потом повторить на следующих мероприятиях

Какие детали важно учесть, чтобы онлайн-конференция прошла как надо. Риски

К чему стоит отнестись внимательно:

• Проговорить со спикерами все важные для вас организационные моменты: рекламу, анонсы, кто готовит презентацию, в каком стиле и так далее.
• Продумать техническую часть и проверить каждый элемент: выбрать площадку, потестить систему со спикерами, подключить рассылки и прочее.
• Определить, как будете мотивировать участников приходить онлайн на мероприятие.
• Заложить чуть больше времени на подготовку. Я обычно закладываю 1,5 мес  до даты начала конференции.

Как победить страх и сопротивление

Что если страшно начать и кажется, что ничего не получится, никто не придёт?

Главная рекомендация ― получайте удовольствие от процесса.

Окружите себя людьми, кто мотивирует и верит в вас. Пригласите на мероприятие знакомых, коллег, кто будет вас поддерживать.

Первый блин часто бывает комом ― и это нормально. Отнеситесь с пониманием и заботой к себе, приняв, что, возможно, с первого раза идеально не получится. Меня вообще очень расслабляет и поддерживает мысль: «Что-то обязательно пойдёт не по плану, и это часть плана». 

Читайте больше полезных материалов в Сообществе «Azconsult | Растим и продвигаем микробизнес» и Телеграм-канале.

---

* В случае упоминания в тексте социальных сетей Facebook, Instagram, уведомляем: деятельность компании Meta (Facebook, Instagram) признана экстремистской и на территории РФ запрещена.