3 сервиса в помощь командам, которые работают удаленно
Вам приходилось работать в небольшой команде удаленно? Тогда вам известны трудности, которые возникают из-за невозможности собраться на одной территории и расписать все в одном общедоступном месте.
Как планировать работу? Как отслеживать выполненные задачи? Как заниматься мозговым штурмом? Вопросов очень много! А благодаря бесплатным онлайн-сервисам появилась возможность работать в команде более слажено и продуктивно! Давайте начнем разбираться!
trello.com
Бесплатный сервис, который помогает организовать работу небольшой команды по методу GTD (Get Things Done). Перед пользователем открывается большая виртуальная доска, на которой предлагается составлять из карточек списки дел. Каждую карточку можно:
- пометить определенным цветом;
- отметить дату, к которой задача должна быть выполнена;
- добавить пользователей, которые связаны с выполнением этой задачи;
- добавить чек-лист, если задача довольно обширная и ее придется выполнять частями;
- прикрепить необходимый для работы файл.
Поскольку все дела по проекту довольно сложно держать в голове, то их стоит разнести по определенным столбикам. Например, если говорить о проекте «Маркетинг с азов», то это могут быть такие столбцы: работа с партнерами, социальные сети, статьи на сайт, обслуживание сайта и так далее. В каждом столбце можно размещать карточки с делами, на которых помечать дату, когда каждая задача должна быть выполнена. Ближе к дедлайну карточка будет изменять свой маркер даты сначала на оранжевый, а потом на красный, сигнализируя, что пора срочно завершать работу.
Карточки в trello.com сами меняют цвет, когда задача приближается к дедлайну.
Также стоит организовать еще три столбца: «Нужно сделать сегодня», «Делаю сейчас» и «Сделано». В эти колонки перетаскиваете заполненные карточки с делами и планируете свой рабочий день. Если кто-то отвлек, то всегда можно вернуться к виртуальной доске и быстро вспомнить, над чем велась работа.
Карточки-напоминалки в trello.com
Бывает такое, что часть индивидуальной работы по какой-то задаче выполнена, а следующая часть зависит уже от другого человека (например, интервью оформлено и выложено на сайте и нужно дождаться утверждения от респондента). Тогда карточка перетаскивается в колонку «Сделано» и ждет своего часа. Как только от другого человека будет получена обратная связь, то карточку можно либо удалить, если задача полностью выполнена, либо переместить в нужный столбец для дальнейшей работы.
Еще одна приятная возможность сервиса trello: списки задач можно копировать. Например подготовка к вебинару, запуск тренинга или организация тематической конференции — это всего лишь определенная последовательность действий. Достаточно один раз прописать план (список задач) и потом при необходимости его только корректировать, значительно экономя время.
realtimeboard.com
Эта виртуальная доска покорит визуалов. Если вы любите записывать дела на листочках бумаги и потом крепить их на доску-планировщик, то этот сервис как раз то, что вам нужно. А теперь представьте, что доска виртуальная и бесконечная, над ее созданием можно трудиться целой командой и получать от процесса настоящее удовольствие.
Виртуальная доска – мечта визуала
Помимо разноцветных листочков-стикеров, на которых записываются задачи, можно прикреплять необходимые документы по проекту и даже целые страницы сайта. Можно комментировать и рисовать, обозначать стрелочками последовательность действий и связи между отдельными задачами.
А теперь представьте, что сюда можно еще загрузить ролики с Youtube или Vimeo, которые будут проигрываться прямо в рабочей зоне. Все рабочие гугл-документы всегда под рукой и их не нужно долго искать у себя на компьютере. Если работаете с цифрами, то для наглядного оформления данных используйте встроенные таблицы и диаграммы.
И это еще не все. Разработчики встроили в виртуальную доску разнообразные шаблоны, которые могут пригодиться при планировании дел. Например таблицы с еженедельными или ежемесячными планами. В шаблонах можно найти диаграмму Ганта и диаграмму Исикавы, SWOT-анализ и анализ идеи по методу «Шести шляп» Эдварда де Боно. Любители мозгового штурма оценят возможность создания виртуальной интеллект-карты.
Диаграмма Ганта в сервисе REALTIMEBOARD.COM
SWOT-анализ в сервисе REALTIMEBOARD.COM
Впечатляет? А знаете, сколько времени потребуется для того, чтобы научиться работать с виртуальной доской realtimeboard? Минут 10 от силы! Когда в привычку входит работать на доске каждый день и аккуратно вносить сюда все данные по проекту, то это впоследствии здорово экономит время и повышает продуктивность всей команды. Об изменениях на доске приходят уведомления, то есть всегда ясно, кто и над чем трудится, а где работа стопорится и необходим волшебный пинок.
wunderlist.com
Этот бесплатный онлайн-планировщик более известен у российских пользователей, чем предыдущие два. Здесь также есть возможность составлять списки дел по проекту и делиться ими с другими членами команды.
Как это работает? Когда появляется какая-либо задача или идея по проекту, то ее стоит разместить во вкладке «Входящие». Далее формируются тематические папки. Если опять говорить о проекте «Маркетинг с азов», то это могут быть работа с партнерами, социальные сети, обслуживание сайта, написание статей и так далее. Из входящей папки задачи распределяются по тематическим.
Тематические папки задач в wunderlist.com
К каждой задаче при необходимости проставляются сроки выполнения, а также есть возможность напомнить себе о том или ином событии при помощи электронной почты. Для удобства работы можно прикрепить к конкретной задаче необходимый документ или ссылку файла, хранящегося в облаке dropbox, а также записать голосовое послание или рекомендацию.
Далее работа строится по следующему принципу: нужно из тематических папок разложить карточки с задачами по папкам «Неделя» и «Сегодня», важные дела со звездочкой будут отображаться в папке «Отмеченные». Можно открывать папку «Сегодня» и приступать к работе. Выполненные задачи помечаются галочками и исчезают из общего списка дел.
Принцип работы планировщика Wunderlist похож на Trello, хотя визуально они существенно различаются. Можно скачать приложение на мобильное устройство и всегда иметь список дел под рукой.
Марина Солодухина, редактор сайта azconsult.ru
* В случае упоминания в тексте социальных сетей Facebook, Instagram, уведомляем: деятельность компании Meta (Facebook, Instagram) признана экстремистской и на территории РФ запрещена.
А на каких сами пробовали работать? Какой из этих трёх удобнее?
Я пробовала все три и все три мне нравятся.
В последнее время пользуюсь trello для планирования своей личной работы, потому что параллельно веду несколько проектов.
А в командной работе пользуюсь виртуальной доской realtimeboard, потому что очень просто освоить, все наглядно и понятно, кто над чем трудится и какие происходят изменения в проекте.
Мне тоже понравился trello, обязательно попробую освоить