Партнёры, подрядчики и правила работы с ними
В работе мы постоянно сталкиваемся с делегированием части работ, ведь невозможно самостоятельно быть везде и сразу, решать разноплановые задачи и являться экспертом во всех областях. При этом владельцы малого бизнеса не могут себе позволить держать огромный штат разного рода специалистов. Да и задачи для них есть не каждый день: скажем, организовать конференцию или семинар для клиентов, сделать стенд и принять участие в выставке, напечатать полиграфию, смонтировать профессиональный видеоролик…
Тем, у кого нет отдела маркетинга, состоящего из мастеров на все руки, нужны они — подрядчики и партнёры.
Добросовестность и адекватность этих людей и компаний — то, о чем все мечтают, но далеко не все могут реализовать на практике.
Наталия Франкель — организатор мероприятий, проектов и автор блога Event-маркетинг от А до Я — уверена: соблюдение ряда несложных правил при выборе партнёра или подрядчика способно сэкономить большое количество ваших нервов, времени, сил и денег. Нам Наталия рассказывает о тех правилах, которые работают в её практике, а заодно делится примерами из жизни.
Итак.
Все договорённости оформляйте письменно до того, как начался рабочий процесс.
Иными словами, все права и обязанности должны быть прописаны в договоре, прочитаны сторонами и скреплены подписями. Все пункты должны быть совершенно прозрачны: кто кому что и за что должен.
Случай из практики: владелец предоставил под мероприятие площадку бесплатно. Увидев, сколько пришло людей и как всё здорово получилось, он передумал и ближе к концу фестиваля предложил заплатить за площадку, в чём ему было отказано. Потому что не договаривались.
В промежуточных договорённостях фиксируйте всё если не документом с печатью, то хотя бы по электронной почте.
План и тайминг работы составляйте с учётом возможностей и условий всех сторон.
Эти документы также должны быть подписаны, и их соблюдение должно быть прозрачным для контроля.
Мониторьте цены и услуги на рынке.
Идеальная ситуация — когда у вас есть подрядчик, проверенный годами и закалённый в боях, дающий вам большие скидки и бонусы и никогда не допускающий косяков. Но в реальности бывает так, что со временем условия и качество услуг вашего партнёра могут перестать быть лучшими и конкурентными. Исследование рынка даст два варианта развития событий: или вы найдёте нового партнёра, более заинтересованного в вас и предлагающего лучшие условия сотрудничества, или же на основе имеющихся на рынке на данный момент цен и выгод вы сможете получить от нынешнего партнёра более выгодное для вас предложение.
С надёжным партнёром любое дело по плечу!
Не платите ни за что до заключения договора.
Это особенно актуально при работе с незнакомым подрядчиком. Вообще никаких денежных отношений до подписания соглашений!
Заранее бронируйте время, оборудование, людей.
Подрядчик не гадалка — он не может предсказать, сколько, чего и в какой момент вам от него понадобится. Своевременно оформленная письменная (!) заявка гарантирует вам получение всего необходимого и вовремя. Договорённости на словах ничего не гарантируют.
Ищите отзывы.
И помните, что написать десятки фейковых отзывов на весь интернет о том, какой подрядчик хороший, вполне реально. Постарайтесь собрать реальные отзывы о компании-подрядчике, желательно среди своих знакомых или коллег.
Заполучите контакты лица, принимающего решения со стороны подрядчика.
Если локальный менеджер не может решить ваш срочный вопрос, и промедление смерти подобно – не стесняйтесь звонить вышестоящему звену.
Держите в порядке документацию.
Для каждого подрядчика — отдельная папка, в которой в хронологической последовательности подшиты все ваши договора, счета, сметы, акты и так далее. Благодаря этому нудному бюрократическому процессу, вы сможете всегда легко найти любой документ, если возникнут разногласия.
Платите вовремя.
Своевременно выполняйте все свои обязательства. И вообще, ведите себя по-человечески. Ваша репутация в деловых кругах складывается из совокупности факторов, и испортить её можно достаточно легко и быстро. Это, правда, касается всех сторон процесса.
Требуйте пунктуальности от всех, с кем вы имеете дело.
Если подрядчик регулярно опаздывает, переносит сроки и так далее, это может быть поводом для расставания. Опоздания иногда могут оказаться слишком критичны и будут стоить вам очень дорого.
Наталия Франкель, организатор мероприятий, автор блога Event-маркетинг от А до Я
Статьи про партнёров и подрядчиков
* В случае упоминания в тексте социальных сетей Facebook, Instagram, уведомляем: деятельность компании Meta (Facebook, Instagram) признана экстремистской и на территории РФ запрещена.
