Как вести несколько крупных проектов одновременно и не сойти с ума
Недавно я спрашивала подписчиков, о чём рассказать в постах. В ответах несколько раз прозвучала тема одновременной работы по нескольким фронтам в своём проекте. На консультациях клиенты тоже поднимают этот вопрос. Значит, пора рассказывать.:) Примерное время на прочтение — 10 минут.
На самом деле, любой автор проекта всегда или почти всегда работает по нескольким направлениям. Редко бывает, что ему нужно решить только одну задачу. Но я расскажу о том, как вести одновременно несколько больших процессов. Эта статья пригодится, если вы делаете одновременно несколько крупных и растянутых во времени заказов с рядом стоящими дедлайнами. Или если у вас обучение и вы хотите делать регулярные запуски «внахлёст», не дожидаясь окончания одного курса, чтобы стартовать следующий. Ну и просто если интересуетесь темой планирования.
Календарь
В марте у меня одновременно шло четыре тренинга: три корпоративных и один свой — «Путь возможностей». Плюс я проводила вебинар про деньги, плюс мы готовили «ГраблиМИНУС», плюс накладывались точечные задачи, которых всегда вагон. А ещё мы согласовывали три заказанных проекта, которые стартуют в мае. Нормальная нагрузка, не правда ли?
Когда вы живёте в режиме нескольких многокомпонентных процессов, ваша задача — не потеряться в них, не пропустить дедлайны и не умереть от переутомления.
У меня такие периоды многозадачности и параллельно идущих процессов встречаются регулярно, поэтому я выработала для себя несколько правил. Часть из них связаны с календарём:
- Веду всё в одном календаре. Дополнительно я могу расписывать каждый процесс в своей таблице или диаграмме и согласовывать с коллегами или клиентами. Но для себя все важные даты и сроки я прописываю в единой таблице.
- В календаре я присваиваю каждому проекту свой цвет. Иногда мой календарь похож на взрыв на фабрике красок.:) Но для меня это очень наглядно.
- Выставляю в календаре промежуточные дедлайны примерно на всё. Есть отчётная точка для заказчика — например, день, когда нужно показать презентации для будущего курса. Я для себя ставлю отчётную точку по каждой презентации. Иначе получается пустой календарь, в конце куча дедлайнов. Я «растягиваю» дедлайны на весь период подготовки.
- Не ставлю на один день два больших «мыслительных процесса». Например, я могу в один день провести вебинар, к которому я уже подготовилась заранее, и пойти делать презентацию. А вот две презентации к разным курсам — нет. Я долго концентрируюсь на теме, а чтобы делать быстро и хорошо, мне нужно удерживать фокус. Если на тот же день будет висеть следующая преза, фокус пропадёт. Так что, если в рабочем дне ещё есть время, заполняю его текущими небольшими задачами.
- Всегда оставляю запасное время — «дырки» в графике, не заполненные задачами. Они обязательно пригождаются. Например, помогают не находиться в состоянии загнанности, а иметь возможность спокойно подумать, когда это необходимо.
- И главное. В графике — особенно на периоды многозадачности! — сначала планирую всё, что не про работу. Ребёнка, поездки, врачей, маникюр.:) Потому что иначе в какой-то момент обнаруживаешь, что ты просто всё время работаешь. А вообще-то не ради этого всё затевалось.
Примерно так выглядел мой календарь в начале марта:
Принципы планирования
Принцип синусоиды
Я планирую работу по принципу синусоиды. По сути, я просто переизобрела выходные и отпуска.:)
Суть такая: сначала бежим, потом лежим. Но исполнение немного другое. Сейчас объясню.
Я спринтер: могу бежать очень быстро и пахать очень эффективно, но на строго определённую дистанцию.
Выходные у меня есть в обязательном порядке, это даже не обсуждается. Но период моего личного быстрого бега — это максимум два месяца. Эти два месяца я могу работать так, что щепки летят и всем вокруг становится страшно.:) Но после этого я обязательно должна сделать длинный глубокий выдох.
Пока что я не могу раз в полтора-два месяца уходить в такой же продолжительности отпуск. Поэтому иду по другому пути — чередую периоды высокой рабочей нагрузки с периодами низкой нагрузки.
Например, если в апреле у меня готовится новая программа, которая требует моего большого вовлечения, то в мае я поставлю обкатанные и хорошо знакомые задачи, в которых моя нагрузка невысока. А между ними сделаю ещё и небольшой отпуск. И всё это я учитываю в годовом планировании.
Если я работаю в «боевом» режиме дольше двух месяцев, то потом и выдыхать приходится дольше. Так, например, в начале карантина я с перепугу пахала почти три месяца, не поднимая головы. В итоге почти всё лето потом работала в лайт-режиме по паре часов в день, не могла найти в себе ресурс вернуться в строй.
Мораль здесь такова:
Проанализируйте свои периоды эффективной работы, когда вы можете показывать хороший результат без ущерба для своего самочувствия. И постепенно перестройте под них годовой рабочий график.
Отпуск большой и маленький
Мои отпуска — большие и маленькие — делятся на запланированные и спонтанные.
Запланированные нужны обязательно, они вообще составляют каркас моего графика. Их я прописываю в календаре на год вперед.
Спонтанные отпуска — это экстренная мера на случай «всё, я устала, всем пока, работайте свою работу сами».:) Но, как вы поняли, я всегда держу в голове, что в любой момент мой график может быть скорректирован таким отпуском.
Делегирование
Про делегирование я могу говорить долго — благо, опыт большой.
Мне знакома и попытка развития проекта без команды с последующим полным выгоранием до потери вкуса к жизни и способности к работе.
Знакомо и авральное делегирование, и хаос в команде, где я играла роль испорченного телефона.
Размеры команд тоже были разными — большие до 50 человек и небольшие, но невероятно мощные команды из 10 человек, как сейчас.
И подход к контролю был разным — от тотального до выстраивания системы взаимодействия, прописывания бизнес-процессов, разработки внутренней документации, библиотеки знаний и создания «пульта управления проектами».
Главные мысли про делегирование, которыми я хочу поделиться здесь:
- Чем самостоятельнее команда, тем больше процессов получается вести.
- Делегировать можно не только рабочие задачи — так справиться с несколькими параллельными процессами в этом феврале-марте мне очень помогла ежедневно приходящая помощница по хозяйству. А ещё есть любимое детское такси.
В этой статье я не рассказываю о делегировании подробно, потому что 29 апреля провожу вебинар на эту тему. Потом, может, напишу отдельную статью.
Управление проектами
Все, кто работают с проектами, меня поймут — методы работы могут быть разными, а ещё они могут меняться со временем. Я расскажу о двух инструментах, которые использую постоянно.
График Ганта
Как только появляется новый проект, я сразу фиксирую его конечную точку и выстраиваю гант со всеми промежуточными дедлайнами и запасами на форс-мажоры.
Например, если я планирую запуск курса, то фиксирую дату старта и дальше двигаюсь в обратном направлении, прописывая все отчётные точки: лендинг, анонсы и прочее.
График Ганта я веду в обычных гугл-таблицах, никакие специальные программы не использую. Если я одновременно работаю над несколькими проектами, их графики совмещаются. В этом случае моя задача — расставить дедлайны так, чтобы они не совпадали и я могла спокойно заниматься любой из задач, не думая в это время о другой.
Например, если у меня одновременно стартуют два курса, то один может быть готов за три недели до старта, а другой — накануне. Такой подход позволяет не откусывать от двух пирогов сразу, а один съесть заранее. Так вкуснее.:)
Все отчётные точки по проектам перетекают в календарь, о котором я рассказывала в начале статьи.
Принцип прогрессивного джипега
Коротко объясню суть принципа: по возможности делать проект не последовательными шагами, а сразу целиком в первом приближении, улучшая продукт с помощью нескольких итераций.
Приведу пример.
Допустим, как иногда делается курс: прописывается программа и затем по одной презентации уже создаётся окончательный материал. Я раньше так делала, когда вела в один период времени только один проект. На запуске много работы, поэтому главное — сделать к моменту старта одну-две первых презентации, а дальше можно делать остальное в процессе, когда не надо отвлекаться на запуск.
Сейчас, когда процессов несколько, делаю по-другому. После прописанной программы сначала составляю огромную ментальную карту всего курса, в которую сразу накидываю всё, что будет во всех вебинарах. Так появляется фактура и очень наглядно формируется подробная структура и инфраструктура курса.
Затем я добавляю в карту ссылки на уже готовые материалы, которые можно применить на курсе. В этот момент я понимаю, что откуда возьму и что разработаю с нуля. Сюда же добавляю дополнительные материалы к соответствующим разделам.
Следующий шаг — собираю «рыбу» презентации. В одну презентацию я складываю весь материал курса — готовые слайды или наброски типа «на этом слайде будет это», «сюда поставить такую-то картинку». Мне удобно работать в общей презентации, потому что в процессе подготовки я могу немного перетасовать структуру отдельных уроков и быстро передвину слайды на новое место.
На выходе я получаю наполовину готовый курс, который нужно дорабатывать и украшать — то есть переходить к дополнению информацией, изображениями, титульными слайдами.
На основе большой презентации я делаю отдельные уроки.
Для меня такой процесс полезен по двум причинам:
- Всегда видна вся картина и понятно, какие материалы есть, какие нужно сделать. У меня не бывает такого, что два первых урока готовы, а дальше туман. Это для меня стресс.
- Лучше всего курсы получаются в потоке, когда держишь фокус на процессе креативной разработки. Если делаешь сразу несколько курсов, прыгать по нескольким потокам невозможно. А так — надо включить главный поток и креатив один-два раза, а потом уже просто дорабатывать. И дорабатывать можно до той степени идеальности, на которую хватит времени и ресурсов.
Резюме
Итого, мой рецепт работы с параллельными проектами:
- Календарь, в котором прописаны личные и рабочие дела с промежуточными и конечными дедлайнами.
- Работа по синусоиде с «вдохами» и «выдохами».
- Делегирование.
- Раскладывание проекта в график Ганта.
- Принцип прогрессивного джипега — реализация проекта от общего к частному.
Читайте больше полезных материалов в Клубе «Маркетинга с азов» и Телеграм-канале.
Мария Губина, автор проекта «Маркетинг с азов», тренер, бизнес-консультант
Фейсбук
* В случае упоминания в тексте социальных сетей Facebook, Instagram, уведомляем: деятельность компании Meta (Facebook, Instagram) признана экстремистской и на территории РФ запрещена.
