Как решить 5 главных технических задач при организации мероприятий

Организация мероприятий как онлайн, так и офлайн — это сложный процесс, требующий внимания к множеству деталей и аспектов. В этой статье Андрей Ермак, директор по маркетингу билетного сервиса Nethouse.События, рассмотрит пять главных технических задач организаторов и предложит эффективные варианты их решения, которые позволят сделать процесс подготовки и работы более гладким и успешным.

Примерное время прочтения статьи ― 8 минут.

---

Организаторы нередко сталкиваются с непростыми задачами, реализация которых влияет на успех события. В таких случаях на помощь может прийти сервис Nethouse.События, который уже более 5 лет занимается решением подобных задач и стремится упростить и улучшить процесс организации любого мероприятия.

Задача 1. Создание лендинга

Один из важных этапов продвижения мероприятия — это подготовка страницы с его описанием. Сервис Nethouse.События предлагает удобные инструменты для создания лендингов без необходимости в глубоких знаниях программирования. 

Рассмотрим ключевые шаги данного процесса:

1. Регистрация и выбор шаблона

Если у вас ещё нет аккаунта на Nethouse.События, начните свою работу с регистрации. Достаточно перейти на сайт и создать новую учётную запись. После входа в систему вам будет предложено выбрать один шаблон из готовых, уже адаптированных под разные цели организаторов. Выберите тот, который наиболее точно соответствует вашим задачам.

2. Создание и выбор контента 

Напишите ясный и информативный текст, который точно заинтересует вашу целевую аудиторию. Используйте призывы к действию, чтобы побудить пользователей к конкретным шагам (например, «Зарегистрируйтесь сейчас»). Добавьте качественные изображения и видео, которые поддержат ваш текст и сделают лендинг более привлекательным. Убедитесь, что все медиафайлы оптимизированы для быстрой загрузки будущей интернет-страницы.

3. Настройка структуры лендинга

Используйте визуальный редактор для создания удобной и понятной пользователям структуры сайта. Вы можете добавлять и удалять блоки, изменять их порядок, а также настраивать их содержание (заголовки, текст, изображения и другое). Убедитесь, что лендинг хорошо выглядит на ПК, планшетах, мобильных телефонах. Потому что пользователи часто используют для поиска и регистрации мобильные устройства. Конструктор автоматически адаптирует большинство шаблонов, но всё же стоит проверить корректность отображения элементов самостоятельно.

4. Настройка форм обратной связи

Добавьте формы для сбора контактной информации пользователей (например, ФИО и email). Это поможет сформировать базу данных ваших потенциальных клиентов. Если вы используете CRM-систему, то настройте интеграцию с Nethouse.События для автоматической передачи данных из созданных форм.

Настройка формы для сбора контактной информации. 

5. Тестирование и публикация

Перед запуском сайта в работу обязательно откройте его в режиме предварительного просмотра. Это поможет быстро обнаружить возможные ошибки или недочёты. Когда всё будет готово, нажмите кнопку «Опубликовать». Лендинг станет доступным для всех пользователей.

6. Анализ и оптимизация

Подключите инструменты аналитики для отслеживания посещаемости сайта и изучения поведения пользователей. На основе получаемых данных вы сможете оперативно вносить изменения в работу сайта и обновлять контент. В первую очередь это позволит повысить конверсию для роста показателей эффективности. 

Задача 2. Подключение приёма онлайн-платежей и отправка чеков

Каждому организатору важно работать с платформой, которая позволит снять с него часть сложной работы и сэкономит его время, что даст возможность сосредоточиться на других важных аспектах реализации мероприятия.

Встроенная платёжная система на Nethouse.События позволяет принимать платежи без регистрации на сторонних сервисах или выполнения дополнительных действий. Вы можете протестировать систему перед запуском события, чтобы убедиться в корректности её работы.

Ещё один плюс — это автоматическая отправка чеков участникам после завершения оплаты. Это значительно упрощает вашу жизнь, так как больше не нужно беспокоиться о ручной отправке документов. После завершения мероприятия система автоматически генерирует и отправляет чеки на электронные почты всех участников, обеспечивая их своевременное получение без дополнительных усилий с вашей стороны. 

Задача 3. Приём оплаты от юрлиц

Если вы организуете мероприятия, где участвуют не только физические, но и юридические лица, вам необходимо решить не одну, а сразу три задачи: выставление счетов, отслеживание поступающих средств и предоставление закрывающих документов. Такую монотонную и долгую работу вам поможет выполнить сервис Nethouse.События.

Чтобы автоматически генерировать счета для юридических лиц после их регистрации, убедитесь, что в настройках мероприятия включена функция выставления счетов. 

Подключение оплаты для юрлиц.

Участники получат на электронную почту автоматически сформированный счёт с указанием всех необходимых реквизитов.

Вы можете отслеживать поступление средств в режиме реального времени. В личном кабинете будет доступна информация о том, кто оплатил своё участие, а кто — ещё нет. Это поможет вам эффективно управлять списком участников и планировать дальнейшие этапы мероприятия.

Список всех участников мероприятия.

Также вы можете получать автоматические уведомления о новых поступлениях на электронную почту или в мессенджеры, чтобы не пропустить важную информацию.

После завершения мероприятия необходимо предоставить участникам закрывающие документы (акты выполненных работ, счета-фактуры и другие). Вы можете настроить автоматическую отправку закрывающих документов участникам сразу после завершения мероприятия или по запросу. Убедитесь, что у вас есть актуальные контактные данные всех участников вашего события.

Задача 4. Интеграция маркетинговых инструментов: промокоды, рассылки, автоматическая смена цены на билеты

Для организации мероприятий и привлечения аудитории требуется не только качественный контент, но и комплекс маркетинговых инструментов. 

Рассмотрим основные.

Промокоды — специальные коды, которые участники могут использовать для получения скидки на участие в мероприятии. Они являются мощным инструментом для привлечения аудитории и стимулирования продаж.

Как это работает: 

• Создайте в личном кабинете Nethouse.События промокод с указанными скидкой, сроком действия и условиями использования. Например, вы можете предложить скидку в 10% для первых 50 зарегистрировавшихся участников.
• Распространяйте промокоды через социальные сети, электронные рассылки или партнёрские программы. Это поможет увеличить охват аудитории и привлечь новых участников.
• Отслеживайте с помощью сервиса, сколько раз был использован тот или иной промокод, чтобы оценить эффективность вашей маркетинговой кампании.

Электронные рассылки — отличный способ поддерживать связь с вашей аудиторией, информировать её о предстоящих мероприятиях и напоминать о сроках регистрации.

Как это работает:

• Используйте готовые шаблоны писем для рассылок, чтобы сделать их более привлекательными и профессиональными. Включите в письмо информацию о мероприятии, ссылку на регистрацию и промокод.
• Анализируйте эффективность рассылки после её отправки. Посмотрите статистику по открываемости писем, переходам по ссылкам и количеству новых регистраций. Это поможет вам скорректировать продвижение мероприятия.

Автоматическая смена цен на билеты позволяет вам динамично управлять стоимостью участия в зависимости от спроса и времени до момента проведения мероприятия. Такая возможность помогает максимизировать доходы и заполнять все доступные для участников места.

Как это работает:

• Создайте несколько тарифных планов с разными ценами в зависимости от времени регистрации. Например, установите более низкую стоимость для ранних регистраций и повышайте её по мере приближения даты мероприятия.
• Установите в Nethouse.События автоматические правила для смены цен. Например, вы можете задать даты, когда цена будет повышаться, или ограничить количество мест по низкой стоимости.
• Информируйте участников о предстоящих ценовых изменениях через рассылки или уведомления на сайте. Это создаст ощущение срочности и побудит их зарегистрироваться на мероприятие прямо сейчас.

Задача 5. Продажа билетов на сеансы и места в залах

Управление сеансами

Для конференций или мероприятий, которые могут длиться несколько дней или даже более длительный срок, можно создать отдельные сеансы с указанием времени и даты их проведения. Это позволит участникам выбрать наиболее удобное время для посещения. Например, цирк показывает своё новое шоу в течение месяца. Жители города могут открыть сайт с расписанием и ознакомиться со всеми доступными сеансами, чтобы выбрать оптимальные для них дату и время.

Обязательно убедитесь, что расписание сеансов чётко отображается на странице мероприятия. Удобная навигация по ресурсу поможет вашим посетителям выбрать нужное время для посещения и быстро перейти к форме регистрации.

Распределение мест в зале

Сервис Nethouse.События позволяет вам самостоятельно загрузить схему вашего зала или выбрать стандартные формы рассадки из галереи. Это даст посетителям возможность выбирать конкретные места, которые им приглянулись. Вы также можете разделить места в зависимости от их ценовой категории. Это поможет привлечь разные сегменты целевой аудитории.

Не забудьте проверить, что система показывает как доступные, так занятые места в режиме реального времени. Это позволит избежать путаницы и недопонимания при покупке билетов.

Важно! Сделайте процесс покупки билетов для посетителей простым, быстрым и интуитивно понятным. Минимизируйте количество шагов, необходимых для завершения покупки. Предлагайте различные способы оплаты, чтобы упростить процесс приобретения билетов для пользователей. После успешной покупки отправляйте участникам подтверждение по электронной почте с полной информацией о событии, месте, дате и времени его проведения. За несколько дней до мероприятия обязательно отправьте напоминания всем потенциальным посетителям, чтобы обеспечить более высокую явку.

Заключение 

Организация мероприятия ― это трудоёмкий процесс для всей команды, которая задействована в его реализации. Сервис Nethouse.События решает за вас одни из самых сложных задач и избавляет от ненужной головной боли. Всё, что вам остаётся – это продвигать ваше мероприятие, общаться с клиентами и партнёрами и наслаждаться успешным результатом проделанной работы. Интегрировать в свою деятельность сервис не сложно и быстро, а главное ― полезно для вас и ваших клиентов. 

---

* В случае упоминания в тексте социальных сетей Facebook, Instagram, уведомляем: деятельность компании Meta (Facebook, Instagram) признана экстремистской и на территории РФ запрещена.