Рассказывает Мария Кочкарина, специалист по управлению проектами.
Для того, чтоб узнать насколько эффективна работа того или иного человека (неважно, вас самого или вашего подчиненного), нужно знать ответы на два вопроса:
— Сколько стоит единица рабочего времени (предположим, часа)?
— И на что на самом деле уходит время?
Для начала разберемся, сколько стоит час времени
Определять стоимость времени мы будем, используя стандартные подходы к оценке стоимости бизнеса.
Подход первый: доходный
Ваша работа напрямую связана с получением дохода? Вы владелец бизнеса или фрилансер?
В этом случае просто разделите ваш доход за определенный период на количество рабочего времени в этот период (реального, а не формального!). Чтобы результат получился достоверным, лучше взять период побольше.
Подход второй: сравнительный
Оглянитесь вокруг, узнайте сколько за ту же работу берут ваши конкуренты, какие вакансии предлагаются на рынке труда.
Подход третий: затратный
Он пригодится тогда, когда ваша работа связана с затратами не только временными, но и финансовыми. Скажем, такой подход может использовать любая мама, вынужденная приглашать няню (и платить ей), чтобы выкроить пару-тройку часов для работы над бизнес-проектом или выполнения фриланс-заказа.
Определили стоимость рабочего часа – проводим хронометраж
Фактически хронометраж – это система учета рабочего времени, позволяющая понять, на что же оно на самом деле уходит.
Когда проводить хронометраж?
Начните уже завтра и продолжайте не менее 2-4 дней. Даже такой короткий промежуток времени позволит вам многое узнать и внести существенные корректировки в тайм-менджмент.
Если ваша работа по проекту связанна с определенным количеством часов (скажем, вы отчитываетесь позадачно), то хронометраж придется проводить постоянно.
Как провести хронометраж?
Предлагаем вам варианты на выбор:
1. Возьмите специальный бланк, разработанный специалистом по тайм-менеджменту. Распечатайте и начинайте учет времени! Например, скачайте один из моих бланков (я разработала два — для всех и только для мам). Они родились после доработки моего подхода к хронометражу, для которого я первоначально использовала общую тетрадь в клетку на 72 листа.
2. Используйте бумажный блокнот/тетрадь. С этого я начинала свой хронометраж. И весьма успешно. Вы также можете использовать уже полюбившийся вам чужой бланк, вручную перенеся его на бумагу, или придумать свой собственный. Важные колонки, которые будут присутствовать в большинстве случаев:
- время начала задачи;
- время окончания;
- собственно сама задача;
- расход времени на нее.
3. Ведите хронометраж в электронном блокноте, например, Evernote. Можно делать это так, как показано на рисунке, где хронометраж ведется в таблице, составленной на основе моего фирменного формата.
(нажмите на картинку, чтобы посмотреть крупнее)
Evernote для меня — «палочка-выручалочка» и надежных хранитель, а по совместительству и искатель всей моей накопленной личной и рабочей информации. Здесь я делюсь опытом наших взаимоотношений с этой программой.
4. Создайте таблицу на GoogleDrive. Этот вариант особенно удобен, если вы руководитель и вам необходимо следить за трудорзатратами своих сотрудников. Здесь вам пригодится и информация о стоимость часа работы каждого сотрудника.
5. Скачайте подходящее вам приложение для мобильного телефона/планшетного или стационарного компьютера. У таких приложений (например, Motivate) есть еще функции, позволяющие в автоматическом режиме отслеживать непродуктивное время, затрачиваемое на сёрфинг в социальных сетях и на форумах. Признаюсь, такой контроль заметно повышает продуктивность и заставляет сфокусироваться только на самых приоритетных задачах.
6. Используйте возможности электронных сервисов типа Битрикс24, Мегаплан. Они позволят создавать своем сотрудникам вашей организации, участникам проекта, да и вам лично специальные тайм-шиты (от англ. timesheet) для учета рабочего времени. Кстати, на рынке есть и отдельные программные решения для составления таких таймшитов.
Теперь вы знаете стоимость своего часа и реальные расходы времени. Перемножьте два числа и узнайте, сколько на самом деле стоит ваша работа.
Автор: Мария Кочкарина, PMP, бизнес-консультант и коуч, автор проекта Stratmanager .ru об эффективных инструментах управления проектами, бизнесом и жизнью.
