Списки дел: «помогаторы» для малого бизнеса
Часто мы составляем бизнес-планы и планы маркетинга, смотрим широко и глобально, но при этом забываем о планировании краткосрочном. В итоге собираемся сделать больше, чем на самом деле можем, наш рабочий день раздувается и заполняет все свободное время, график трещит по швам, мы постоянно делаем-делаем-делаем, но все равно забываем какие-то важные мелочи.
Что делать? Составлять краткосрочные планы на каждую рабочую неделю! Такие планы – это наши с вами хлеб и соль. Весь наш малый бизнес держится на нас лично. Поэтому краткосрочные планы обеспечивают постоянную работу шестеренок в механизме бизнеса, и его постоянное движение в сторону роста. Составляя планы, мы снижаем риск не успеть что-то важное, избавляемся от авралов и дедлайнов, упрощаем сами себе систему делегирования, и – как приятный бонус – снижаем уровень стресса.
Грамотно спланировать вашу рабочую неделю помогут списки дел. О них и поговорим.
Составлению списков уделяется много внимания в литературе по тайм-менеджменту. Я расскажу о тех, которые я выбрала и сделала своими рабочими инструментами и самыми верными помощниками.
Мои списки:
- Список важных дел на неделю
- Список на день по принципу «9 дел»
- Список дел «на всякий случай»
Список дел на неделю
Видите пустую страницу документа Word и сразу теряете мысли? Есть о чём писать, но не знаете, с чего начать? Заполните форму и скачайте вебинар «Упражнения на преодоление страха белого листа».
Это то самое важное, что предстоит сделать на грядущей неделе. Можно составить такой список в воскресенье вечером, накануне рабочей недели. Просто запишите в столбик важные задачи, которые должны обязательно быть решены за ближайшие 7 дней.
Я же делаю немного по-другому. Обычно я задолго знаю, какие важные дела ждут меня на каждой неделе. Например, за два месяца до тренинга я знаю, на какой неделе мне надо запустить его анонс, на какой неделе оплатить вебинарную комнату, когда – начать готовиться к вебинарам. Поэтому список моих важных дел на неделю – это инструмент на стыке долгосрочного и краткосрочного планирования. Даже если я пока не готова определить точную дату для выполнения какого-то дела, я записываю его заранее в список важных задач недели.
Список дел на день
Списки дел на каждый день тоже составляют по-разному. Если у вас очень гибкий график, и вы можете себе позволить планировать каждый день накануне вечером – этот вариант вполне рабочий. Я раскидываю дела по дням в конце предыдущей рабочей недели, потом каждый вечер заглядываю в свой план и при необходимости что-то корректирую.
Очень полезным для такого ежедневного планирования мне кажется так называемое «правило 9 дел». Смысл его в том, что на каждый день вы себе назначаете одно главное неотложно важное либо продолжительное по времени дело. Это ваш план-минимум. Даже если вдруг вы больше ничего не успеете сделать за день, то этот важный пункт все равно должен быть из вашего плана вычеркнут. После того, как выбрано 1 главное дело дня, вы назначаете себе 3 задачи поменьше, обычно несложных/непродолжительных. Это ваш план оптимум – при нормальном ритме работы вы успеваете сделать 1 главное + 3 следующих по важности дела. Еще 5 дел (можно меньше), которые вы внесете в ваш список, будут делами второстепенной или, скорее, третьестепенной важности. Вы будете иметь перечень задач перед глазами и понимать, что их очень желательно сделать в этот день. Но, скорее всего, ваш график не сильно пострадает, если вдруг какое-то из дел вы перенесете на завтра.
Я выделяю суперважные дела красным, важные – жирным, дела, привязанные к точному времени – курсивом. Для меня удобно и наглядно так, но для вас может быть как-то по-другому.
И еще один прекрасный «помогатор» для занятого человека – список дел для подходящего случая
Это несрочные дела, которые можно сделать тогда, когда будет время. Пусть не сегодня и не завтра, и даже не обязательно на этой неделе, но когда-то ими заняться придется. Обычно такие дела мы не записываем в списки, и они часто откладываются на неопределенный срок просто потому, что мы про них забываем. С другой стороны, когда у нас неожиданно появляется свободное время, мы не знаем, чем его занять. Вот в этом случае нам и пригодится список дел для подходящего случая.
Если вдруг по какой-то причине у вас образовалось «окно» в вашем графике (клиент перенес встречу или дизайнер вовремя не прислал макеты, или ребенок не заснул и не дал вам поработать) – вы не потратите это время на бесцельное сидение в соцсетях, а займете его полезным делом из списка.
А вот как выглядит моя рабочая неделя в целом.
Повторюсь: работа в Excel и подобная визуализация удобна лично мне. Вам может быть удобно работать как-то по-другому, записывать ваши планы в другом месте, пользоваться бумажными ежедневниками, использовать iCal или планировщик Google. Не важно, где вы планируете. Важно, чтобы составление планов приносило вам результат, помогало больше успевать и двигало бизнес вперед.
А каким образом составляете ваши планы вы и что используете? Поделитесь в комментариях!
PS: А эту статью я внести в свой план забыла, поэтому пишу ее в авральном режиме. Извините за возможные опечатки! :)
Кстати, о том, как быстро увеличить свою продуктивность в случае внезапно наступившего аврала читайте здесь >>>>>
* В случае упоминания в тексте социальных сетей Facebook, Instagram, уведомляем: деятельность компании Meta (Facebook, Instagram) признана экстремистской и на территории РФ запрещена.
С удовольствием читаю ваш сайт и рассылку, была на нескольких вебинарах, а теперь созрела записаться на консультацию. Мне нужно написать вам на почту? Или вы сами можете со мной связаться? Спасибо!
А мы уже вам написали, проверяйте почту:) Спасибо!
Вот откуда “ноги растут”, Мария, у четкости и логичности Ваших тренингов – главного качества, за которое я их люблю!!! Четкость в планах – равно ясность в голове! ;)
Сама использую календарь на стене и делаю записи мероприятий (чтобы все близкие знали что у нас и когда, в том числе дни моих вебинаров, когда надо подстраховать с ребенком).
А для работы – обычный ежедневник с расписанными планами на неделю и день. По мере исполнения или неисполнения отмечаю или переношу.
Но это я обратно из таблицы Excel, полученной у вас на тренинге, в ежедневник скатилась после праздников и коллективных болезней гриппом всей семьей, когда планы не выполнялись даже на 30% и было обидно осознавать, что уже какой раз переносишь одно и то же из недели в неделю.
Но это же я не знала про чудесные 9 задач на день!Да, считаю, что моя таблица планирования в Excel нуждается в доработке и в возврате к ней как к основному инструменту.
Спасибо, Мария, встряхнули меня переорганизоваться.
На самом деле да, к тренингам у меня всё очень чётко расписано, потому что во время тренингов мозг настроен на другое, и я могу забыть что-нибудь важное.
А я ж показывала – у меня раньше тоже был план на стене:)
И я рада, что информация про 9 дел оказалась “в кассу”. Удачи в вашем планировании!
PS: слушала кусочек вашего вебинара на пре-инкубаторе. У вас такой приятный голос! :)
Маша, какая потрясающая статья!
Спасибо!
Надеюсь, я правильно поняла твой вопрос и направила на нужную статью:) На здоровье!
Мне тоже, несмотря на все компьютерные новшества, приятнее бумажный ежедневник..:) Возможно, за счет тактильной стимуляции – приятно вычеркивать сделанное, прямо ощущается руками.
Хотя конечно базы данных веду в Excel.
Нийя, спасибо за комментарий!
Да, вычёркивать, конечно, приятнее на бумаге:) Но вот если надо поменять планы местами, к примеру – тут удобнее электронное планирование, я считаю.