Мысль об этой статье пришла мне в голову, когда я отвечала на вопрос участницы моего будущего тренинга “Как успевать учиться так, чтобы не страдали другие задачи, которых и без того много?”. Отличная идея для статьи, подумала я.
В самом деле, бывают такие ситуации, когда в привычном ритме работы происходят изменения, к рутинным делам добавляются новые, занимающие много времени и сил. Не обязательно это связано с обучением. Возможно, уехал в отпуск ваш помощник, и все его задачи свалились на ваши плечи. Может быть, заболел ребенок, и ваш рабочий день резко сократился вдвое. Или случился еще какой-то форс-мажор, которого вы никак не могли предусмотреть.
Как найти в своем плотном графике время на новые задачи? Помогут способы экспресс-увеличения продуктивности.
1. Проведите аудит вашего рабочего времени. Распишите подробно, что вы делаете каждый день или каждую неделю. Какие из этих дел для вас являются лишними? Вычеркните их. Хотя бы на время аврала. Отпишитесь от лишних рассылок, которые пропускаете в почте или пролистываете только ради интереса. Сократите список новостных или развлекательных лент, которые читаете ежедневно. Подумайте, действительно ли серфинг в соцсетях нужен вам для работы, так ли для вас важен вечерний просмотр телевизора или перекур с соседями (коллегами) в течение рабочего дня. Сократите все, что вам не смертельно жалко. Когда аврал закончится, сможете вернуть эти дела в свой график. Если захотите:)
2. Оптимизируйте работу с почтой и сообщениями в мессенджерах и соцсетях. Если специфика вашей работы не требует мгновенных ответов на сообщения, возьмите за правило не реагировать на них сразу. Вы можете проверять почту 2-3 раза в день, как и открывать соцсети для проверки входящих сообщений. Вы можете поставить в Skype и ICQ режим «не беспокоить». Выключайте почту и мессенджеры тогда, когда заняты особенно важными, требующими сосредоточения, делами.
3. Постарайтесь распределить ваши задачи во времени так, чтобы вам не приходилось делать несколько дел одновременно (например, отвечать на письма + писать статью + общаться с клиентом по скайпу + жевать бутерброд). Несмотря на кажущуюся полезность многозадачности (хорошо же уметь делать несколько дел одновременно), ученые давно выяснили: если делать каждое дело по отдельности, в сумме времени уйдет меньше. Ради интереса можете попробовать провести такой эксперимент сами.
4. Установите себе режим дня. Здравствуй, Капитан ОчевидностьJ Если у вас маленькие дети – вам проще, потому что режим дня у вас, скорее всего, уже есть. Если детей нет, займитесь собственным режимом. Определите, в какое время ваша личная продуктивность максимальна. Например, я точно знаю, что с утра я могу выполнять только механические задачи, над которыми не надо думать. Если я захочу написать утром статью – я буду делать это очень долго. Тогда как вечером я справлюсь с этим гораздо быстрее, но только до 22х часов. Прислушайтесь к себе и найдите такие продуктивные часы для себя. Планируйте на это время дела, требующие наибольшего “вложения мозгов”. Старайтесь выполнять похожие задачи каждый день в одно и то же время. Так ваш организм знает, когда на какое дело ему надо настроиться.
5. Старайтесь перенести все несрочные дела. У вас может быть запланировано много дел на текущий период. Пересмотрите ваш список. Все, что безболезненно можно отложить – отложите. Главное, не вычеркивайте совсем, а просто впишите эти дела в ваш ежедневник на следующий период планирования.
6. Старайтесь сделать свои коммуникации более краткими. Коротко и емко отвечайте на письма или сообщения. Общайтесь по делу. Старайтесь не пускаться в дискуссии, даже если “в Интернете кто-то неправ”. Проверено на себе: любая рабочая беседа в случае дефицита времени легко сокращается в два раза без потери эффективности. О нерабочей и говорить нечего.
7. Делегируйте. Подумайте, кому и что вы можете поручить на время аврала. Бытовые дела делегируются очень легко. Даже если ваши близкие обычно не лучшие помощники в быту, вы можете объяснить им, что сейчас у вас “военное положение”, и вам нужна помощь. Уверена, вас поймут и поддержат. Также можно делегировать часть рабочих дел. В авральном режиме не рекомендую брать новых помощников на серьезные задачи, это рискованно. Но вы можете передать чуть побольше дел имеющимся помощникам, или подключить к работе семью.
8. Ставьте себе дедлайны. Доказано и в разных источниках написано: когда есть дедлайн, любой человек работает более продуктивно. Я сама убедилась в том, что при наличии жестких сроков для выполнения домашних заданий на тренинге, группа работает в два раза лучше, чем когда я даю послабления. Есть дедлайн – есть стимул работать быстрее – есть дополнительная продуктивность. Постарайтесь быть строгими сами к себе. Если вы скажете себе: “Я даю себе на работу два часа”, это будет более продуктивно, чем если вы дадите себе на работу всю ночь. Потому что сколько себе отмерите – за столько и выполните работу.
9. Не прокрастинируйте. Все мы в большей или меньшей степени склонны к прокрастинации. Особенно если нам надо сделать объемное, неприятное или малознакомое дело. Выглядит это так: “Мне надо написать домашнее задание на тренинге… Интересно, с какой стороны к этому подойти?.. Кстати, у меня же фотографии с праздника не рассортированы и друзьям не отправлены!”. Это происходит потому, что мы не уверены в успехе этого сложного или неприятного дела, заранее боимся, что у нас не получится. И пытаемся “убежать с тонущего корабля”, занявшись другими, более простыми и приятными делами. Отслеживайте в себе стремление к прокрастинации и безжалостно изгоняйте. Хотя бы во время аврала. А там – кто знает – может привыкнете.
10. Старайтесь не спорить и не ссориться с близкими. Для эффективной работы вам нужно много энергии. Ссоры утомляют и повышают уровень стресса. А у вас и так стресс и дефицит энергии, потому что аврал. Если у вас не получается не ввязываться в споры – попросите близких быть снисходительнее к вам в это время. Думаю, они поймут.
11. Работу над важными задачами стройте по принципу 45/15. Человеческий мозг устроен так, что полностью концентрируемся на задаче мы через 15 минут после того, как начали ее выполнять. С теми же текстами – четверть часа раскачиваемся, дальше уже мысль летит. Если через 15 минут прерваться, концентрация нарушится, и придется раскачиваться по новой. А через 45 минут плотной работы мозгу требуется перерыв. Поэтому рекомендуется в течение 45 минут сосредоточенно работать над одной задачей, а затем на 15 минут переключаться на какие-то другие дела. Понятно, что у вас могут быть маленькие дети, которые не дадут долго работать не отвлекаясь. Тогда разделите ваш рабочий процесс на более короткие временные промежутки. Но для самых важных дел все-таки постарайтесь найти заветные 45 минут.
12. Отдыхайте! Даже если у вас ужасно много дел. Организм – это ваш рабочий инструмент, и для напряженной работы он должен быть в полном порядке. Поэтому укладывайте его спать, выводите на прогулку и полезно кормите. Иначе есть риск, что в какой-то момент он откажется вам помогать. И вот это уже будет настоящий форс-мажор.
