Онлайн-кассы. Часть 1. Что это такое и для чего они нужны

Онлайн-кассы – тема в последнее время очень актуальная. Информации по ней много, но вопросов, кажется, меньше не становится. Сегодня у нас в гостях Ирина Феева – основатель клуба для малого бизнеса «Экспрессо». Она помогает предпринимателям с финансами, налогами, запуском и стратегическим перезапуском. Ирина подготовила для нас большой, очень большой материал про онлайн-кассы. В этой части мы узнаем, что такое онлайн-кассы, для чего их нужно устанавливать и что будет, если этого не сделать.

---

Статья получилась больше похожа на книгу, что неудивительно, ведь у меня ушло почти полгода на её написание. За это время я посетила семь профессиональных семинаров и конференций по кассовой реформе и её реализации, а также прочитала более 100 статей и обсуждений из различных источников. В них я, кстати, заметила, что в стремлении к уникальности с целью повышения посещаемости своих ресурсов, авторы часто так увлекались рерайтом, что искажали важные детали до неузнаваемости. Поэтому я очень рекомендую потратить время на прочтение этой выверенной и полностью перепроверенной временем статьи.

• Как принимать оплату наличными, по картам, через интернет?
• Кто, когда обязан подключить онлайн-кассу и что это такое?
• ИП освобождены от применения онлайн-касс или всё-таки нет?

Это самые частые вопросы, которые задают мне на консультациях предприниматели.

Действительно, с августа 2016 года в бизнес-среде растёт накал волнений и обсуждений, связанный кассами, платежами и всеми процессами денежного обмена между продавцами и покупателями. Ведь в эти вопросы внесены серьёзные изменения и поправки.

Порядок работы с платежами от физических лиц регламентирован законом 54-ФЗ «О применении ККТ» (ФЗ — это федеральный закон, ККТ — это контрольно-кассовая техника).

Я постараюсь как можно проще и понятнее рассказать вам, о чём этот закон, кого касаются изменения к этому закону, уже вступившие в силу в 2017 году, и как нам жить с этим дальше.

Онлайн-кассы и онлайн-чеки

Понятие «онлайн» присоединилось к кассовым аппаратам, так как в соответствии с 54-ФЗ теперь все кассы должны иметь подключение к интернету и передавать по специальным защищённым каналам информацию о продажах сразу в нескольких направлениях: покупателю (на электронную почту или по смс) и на сервер в налоговую инспекцию.

При этом касса внешне почти не изменилась, и её изначальная функция (печать бумажных чеков) сохранена, то есть при покупке продавец пробивает, как и раньше, кассовый чек и вручает его из рук в руки, а онлайн-касса отправляет электронные копии этого чека в налоговую и на электронную почту или смс клиента.

Исключение, когда можно не печатать бумажный чек — приём платежей через интернет-сайты без физического присутствия покупателя. Но не печатать бумажный не значит «не пробивать»! Чек всё равно должен проводится через кассу, фиксироваться, подписываться и электронно передаваться покупателю и в налоговую. Да, новые технологии и переход на них даются не всегда легко, это интернет-эквайринг, о нём мы тоже поговорим.

Изменился также внешний вид самих бумажных чеков и их содержание. Новые чеки обязаны содержать больше информации о продавце и о самой покупке, например:

• наименование товаров и услуг, их количество и стоимость (раньше можно было пробивать чеки без указания состава покупки, только по суммам);
• форма налогообложения продавца (УСН или ОСН);
• специальный qr-код и ссылку для проверки подлинности чека (этот код выглядит как чёрно-белый квадрат, заполненный точками-пикселями в уникальном порядке, и покупатели теперь смогут проверять легальность своей покупки и получать информацию о ней с помощью специальной программы для смартфонов, которая распознает такой qr-код с чеков и находит все данные по этому чеку в единой базе);
• если касса установлена в магазине, шоуруме, пункте выдачи, на складе и т. д., то необходимо указывать адрес помещения;
• если ведётся разъездная торговля с автомобиля, то указывается номер и модель машины;
• если оплата за товары или услуги проводится на сайте, то в чеке должен быть указан адрес сайта.

Есть ещё три часто упоминаемые в связи с новыми кассами аббревиатуры: ФН, ФД и ОФД. Давайте разберёмся и с ними.

ФН, фискальный накопитель — это встраиваемая в кассовый аппарат небольшая «коробочка». Так называемая сменная память кассы, тот самый государственный агент у вас в магазине, который призван учесть все продажи и сумму вашей выручки для контроля налоговыми органами. Фискальный накопитель сохраняет, шифрует и передаёт фискальные данные в ОФД. ФН пришёл на замену ЭКЛЗ. Без действующего и поставленного на учёт ФН любая касса превращается в простой калькулятор.

Как и раньше ЭКЛЗ, фискальный накопитель подлежит обязательной замене. На ОСН (общей системе налогообложения) — через 13 месяцев, зато на УСН, ПСН, ЕНВД — через 36 месяцев.

ФД, фискальные данные — это информация о финансовых операциях, проводимых предприятием через кассу ведения о совершенных наличных денежных расчетах, подлежащие обязательному документированию и хранению посредством контрольно-кассовой техники.

ОФД, оператор фискальных данных — важная организация, отвечающая за приёмку и передачу фискальных данных в налоговую. Я не упоминала её выше, чтобы не запутать вас сразу. Но все данные передаются не просто «через интернет», а специальным защищённым образом через специальных операторов. Реестр зарегистрированных и получивших лицензию ОФД есть также на сайте налоговой.

С этой организацией ОФД нужно заключить отдельный договор и подключить к ним свою кассу. Стоимость обслуживания оператора на данный момент около 3000 рублей в год. Без договора с ОФД онлайн-касса, как и без фискального накопителя, не сможет работать.

Также оператор хранит фискальную информацию 5 лет и обеспечивает отправку копий электронных чеков клиентам.

Ну и последняя, самая главная аббревиатура, которая и объединяет все эти сложные определения.

Важно! Не все модели ККМ старого образца подлежат утилизации на помойку в связи с этими изменениями. Часть из уже имеющихся в обращении касс можно модернизировать, встроив в них дополнительно ФН и настроив подключение к интернету.

Модели старого образца, подлежащие доработке, занесены в специальный реестр модернизируемых моделей ККТ и утверждены Федеральной налоговой службой. В реестре перечислены и все новые аккредитованные модели касс, выпущенные в производство специально под новый закон.

Посмотреть эти реестры и другую важную информацию по кассам можно на сайте налоговой.

ПДФ-каталог с краткой инструкцией и с ценами на модернизацию и новые ККТ тоже от ИФНС можно скачать (но он медленно наполняется и не все модели пока вошли).

Многие еще не заметили, но официальный сайт налоговой сильно меняется и уже содержит понятную и визуально удобную информацию для налогоплательщиков и полезные интерактивные сервисы, очень рекомендую заходить на него! На этой странице ИФНС специально сделала онлайн-сервис по подбору и выбору касс и проверке на возможность модернизации.

Давайте подведём промежуточный итог

Новый кассовый аппарат или онлайн-кассовая техника могут быть как привычного вида с кнопками, так и новые современные с сенсорным экраном, могут быть вообще всего лишь «чёрными коробочками» совсем без экрана и кнопок, подключаемыми к компьютеру, ноутбуку или планшету (на которых устанавливаются специальные кассовые программы, поддерживаемые производителями кассового аппарата).

Самое главное, в них должны быть обеспечены и настроены: подключение к интернету 24/7, действующий фискальный накопитель, действующий договор с ОФД, регистрация ФН в налоговой через личный кабинет налогоплательщика.

Кто должен установить новые онлайн-кассы

Обязаны работать с онлайн-кассой следующие виды бизнеса (на самом деле почти все):

• предприниматели и фирмы, которые и раньше применяли ККТ;
• продавцы акцизных товаров;
• интернет-магазины;
• предприниматели, оказывающие услуги населению и ранее не применяющие кассы;
• в том числе ИП на ЕНВД, УСН и ПСН, которые ранее имели освобождение от кассовой дисциплины;
• владельцы вендинговых автоматов, торговых автоматов и платежных терминалов.

Освобождение от обязательного применения кассы потеряли и те категории, которые раньше могли об этом даже не думать, и зачастую выбирали эти налоговые режимы ради возможности избежать кассовой дисциплины. Это ИП — налогоплательщики ЕНВД и ПСН. До 1 июля 2018 года им тоже предстоит приобрести и научиться пользоваться ККТ наравне со всеми, а до этого момента они обязаны выдавать подтверждение оплаты по первому требованию покупателя.

Торговым или вендинговым автоматам по продаже батончиков, кофе и различных товаров не нужен продавец, но теперь будет нужна встроенная касса — также с 1 июля 2018 года.

Платежные терминалы тоже попадают под модернизацию, ведь работают с наличными и банковскими картами, и с 1 июля 2018 года вместе со всеми новичками готовятся вступить в ряды кассиров.

Самый неожиданный участок реформы — это попавшие под требование внедрить кассы с 1 июля 2018 года услуги населению: бытовые услуги (парикмахерские, ателье), услуги пассажирских перевозок, почтовой и мобильной связи, жилищно-коммунальные услуги, продажа билетов, спортивные мероприятия, экскурсии и туристические путевки и т. д.

Сейчас пока ИП и фирмам в сфере услуг достаточно выдавать покупателям БСО — бланки строгой отчетности. Бланки можно купить в магазине канцтоваров, заказать в типографии или воспользоваться онлайн-сервисом для печати БСО.

Но с 1 июля 2018 года они смогут и дальше выдавать БСО, но уже не «вручную», а по сути БСО станет одним из видов кассового чека, «пробивать» их придётся с помощью оборудования нового образца — «автоматизированной системы БСО». Это устройство будет разновидностью кассового аппарата и требования к нему такие же — с постановкой на учёт и подключением к интернету и ОФД.

Кому не нужны онлайн-кассы

Среди предпринимателей по «испорченному телефону» передаётся слух, что малый бизнес освобожден от кассовой реформы и может работать без кассы. Да, это так, но имеется в виду не весь, а совсем конкретный и совсем малый бизнес.

 

Почему онлайн-кассы — это хорошо

Минусы этих новостей мы все понимаем, но давайте посмотрим, принесут ли изменения хоть что-то приятное?

Удалённая регистрация

Теперь регистрация (постановка на учёт) ККТ происходит онлайн через личный кабинет налогоплательщика без визита в налоговую инспекцию.

Без договора с ЦТО

Обязательный договор с центром технического обслуживания ККТ больше не является обязательным условием: чтобы поставить кассу на учёт, вы можете всё делать самостоятельно, а договор заключить со специалистами по своему желанию.

Срок службы фискального накопителя

Фискальный накопитель, аналог ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищённая — устройство, необходимое для полного учёта доходов в целях правильного исчисления налогов), теперь для самых маленьких бизнесов (плательщиков патента, ЕНВД, УСН сферы услуг) подлежит замене 1 раз в 3 года (раньше ЭКЛЗ меняли все в равных условиях каждые 13 месяцев).

Сокращение проверок

Налоговые органы объявляют о своей цели — создании среды доверия между предпринимателями и службами контроля, и действительно, в условиях, когда все продажи фирмы в любой момент доступны онлайн контролирующим органам, доверие становится вынужденным и само собой разумеющимся следствием.

Упрощение документации

Журнал кассира-операциониста можно больше не заверять в налоговой и не вести его вручную, заполняя каждый день. Теперь вся информация автоматически формируется в личном кабинете онлайн-кассы и доступна и предпринимателю, и инспекции.

Налоговый вычет

Для ИП на ЕНВД и патентной системе налогообложения новости про применение касс до сих пор звучат как гром среди ясного неба, ведь это и дополнительные затраты, и лишние сложности для тех, кто и так в одиночку с трудом управляется со всеми бизнес-процессами! Для них отступного не будет, и надежды на поблажки оправдались только в виде небольшой «скидки»: будет предоставлен налоговый вычет за потраченные расходы на покупку онлайн-кассы при условии её регистрации в 2018 году — т. е. на сумму стоимости купленной кассы можно будет уменьшить налоговый платёж за 2018 год.

с 1 февраля 2017 года	С этого момента не осуществляется продажа и регистрация кассовых аппаратов старого образца, а также не ведется замена ЭКЛЗ. Вновь открывающиеся магазины и те, у кого истекает ЭКЗЛ, отныне могут купить и зарегистрировать только новую онлайн-кассу. Те компании и предприниматели, у кого ещё есть действующий кассовый аппарат старого образца и не истёк срок замены ЭКЛЗ, продолжают ими пользоваться. Те компании и предприниматели, кто был освобождён от ККТ, но с новыми поправками утратил освобождение, тоже ещё живут без касс, но уже активно готовятся и изучают вопрос.
с 31 марта 2017 года	Продавцы любого алкоголя Ещё один закон, получивший изменения, — 171-ФЗ. Любые продавцы любой алкогольной продукции должны начать применять ККТ с 31 марта 2017 года, даже если раньше у них было освобождение. Изменения затрагивают все виды алкоголя (пиво, сидр и медовуху в том числе).
с 1 июля 2017 года	Первый день Х Окончательный день полного перехода: все ООО, все интернет-магазины, интернет-предприниматели (кроме ИП на ПСН и ЕНВД и услуг населению), все кто ранее использовал в работе старую ККТ, должны перейти на новые онлайн-кассы до этого дня. В том числе те, кто вообще не применял ККТ, но во время реформы получил эту обязанность. Все, кто не получил отсрочку до 1 июля 2018 года, должны начать работать по-новому.
с 1 июля 2018 года	Второй день Х Догоняют остальных специальные режимы налогообложения, получившие год отсрочки на внедрение онлайн-кассы, а именно: предприниматели на ЕНВД и ПСН, предприниматели и организации, оказывающие услуги населению или выполняющие работы, вендинговые и торговые автоматы, платежные терминалы.

Штрафы и наказания за нарушение закона

Применение ККТ, не соответствующей требованиям (старая касса, незарегистрированная, неверно настроенная)

Штраф для ИП: 3 000 рублей.

Штраф для ООО: 10 000 рублей.

Отсутствие онлайн-кассы, непробитие чека

Штраф для ИП: 25–50% от суммы продаж, но не менее 10 000 рублей.

Штраф для ООО: 75–100% от суммы продаж, но не менее 30 000 рублей.

Если покупателю не отправили чек по требованию

Штраф для ИП: 2 000 рублей.

Штраф для ООО: 10 000 рублей.

При первом нарушении в ряде случаев возможно устное предупреждение, но при повторном — штраф плюс приостановка деятельности до 90 дней, а это для многих предприятий равносильно банкротству.

 

 

 

---

* В случае упоминания в тексте социальных сетей Facebook, Instagram, уведомляем: деятельность компании Meta (Facebook, Instagram) признана экстремистской и на территории РФ запрещена.