Как всё успевать и ничего не забывать. Интервью с организатором мероприятий Наталией Франкель
Когда ты работаешь сам на себя, ты сам планируешь своё время и сам отвечаешь за результаты. Как всё успеть, ничего не забыть и при этом не сойти с ума? Достаточно освоить одну из миллиона систем тайм-менеджмента или нужно придерживаться глобальной жизненной философии? Про организацию лучше всего знают организаторы. И мы узнали про успевание и активный образ жизни у нашего доброго друга – Наталии Франкель, организатора мероприятий и одного из авторов блога Event-маркетинг от А до Я.
Ты успеваешь писать в соцсетях и про работу, и про жизнь, и это не просто заметки – полноценные развёрнутые статьи, ты комментируешь посты друзей, при этом все твои профили активны. Как такое, вообще, возможно?!
Сразу определимся: каждая социальная сеть решает конкретные задачи. От этих задач зависит контент, частота постинга, формат постов. Сидеть в соцсетях просто так, ради постоянного мониторинга, я не могу, да это и не имеет смысла.
Полноценные и развёрнутые статьи я пишу только в Facebook, где можно максимально показать свою экспертизу в профессиональной нише (в моём случае это организация и проведение ивентов). Там же я часто комментирую коллег, потому что, во-первых, они меня отмечают под постами, где мой комментарий может быть полезен, а во-вторых, потому что алгоритмическая лента выдаёт мне, в первую очередь, актуальные для меня темы и релевантные посты друзей и коллег. На данный момент Facebook — самая интересная и полезная для меня социальная сеть.
Есть также закрытый Instagram: я закрыла его, когда массфоловинг превысил все разумные нормы. У меня там уютно, про детей и закаты, про кофейни и какие-то короткие зарисовки о жизни, мои мысли. В последнее время я редко что-то там размещаю. Хотя, конечно, фотографирую на телефон постоянно. Дети же — каждый день что-то весёлое или нежное.
ВКонтакте для меня на данный момент — в большей степени рабочий мессенджер, там может быть до 100 разных чатов в день. Уникальный постинг там идёт в блоге “Event-маркетинг от А до Я”, своя страница уникальным контентом обновляется крайне редко.
Твоё основное занятие — организация мероприятий, причём офлайновых, но ты находишь время и на сетевую активность. Где ты проводишь больше времени: в сети или в реале?
Я провожу много времени в сети. Это объективный факт, там решаются все задачи по мероприятиям. А они идут у нас постоянно, сетка распланирована на ближайший год (а при желании можно ещё дальше составить план).
Сама конференция идёт, допустим, 2 дня, а подготовка к ней занимает 3 месяца. Это 3 месяца поиска подрядчиков, договорённостей со спикерами, обсуждения креативов, планирования, контроля выполнения задач, ответов на вопросы. Да, я много времени провожу в сети, но стремлюсь свести к минимуму простой серфинг.
У тебя есть помощники?
Конечно, у меня есть помощники. Во-первых, это самый главный помощник — няня. Она помогает мне в самом важном вопросе: проводит время со старшим сыном с момента окончания учебного дня в школе и до момента, когда мы с младшим сыном возвращаемся из садика. Они гуляют, делают уроки, ходят в кружки, играют. Ещё есть одна фея, она помогает с уборкой и глажкой.
Также у меня полностью делегирована работа по сети детских сообществ ВКонтакте (“Детский Петербург”, “Детская Москва”, “Детский Екатеринбург” и так далее). Наш прекрасный администратор Лена занимается полностью контентом, общается с рекламодателями, ведёт отчётность.
Ещё у нас есть маленькая команда, такая “штурмовая бригада” для постоянной работы над конференциями и прочими задачами по развитию “Интернет-маркетинга от А до Я” и “Event-маркетинга от А до Я”. Ну и, конечно, я привлекаю специалистов — дизайнеров, верстальщиков, операторов, фотографов, если этого требует каждый отдельно взятый проект.
Ты производишь впечатление гармоничного, спокойного человека, живущего в размеренном ритме. Но при таком количестве активностей сложно представить, что ты всегда такая.:) Знакомо ли тебе состояние аврала? Как ты с ним справляешься? Есть ли какие-то особые методики?
Обычно состояние аврала накрывает меня за несколько дней до крупной конференции. Но это даже не аврал, потому что по факту конференция, фестиваль, всё что я делаю — это алгоритмичные вещи. Это, скорее, состояние полной мобилизации, когда я сканирую пространство, задачи, готовность, команду, технику и так далее, пытаюсь найти что-то незавершённое или отстающее от графика, довести это «что-то» до нужной стадии, ничего не забыть. Я делаю огромные mind maps, там всё до мелочей расписываю, разворачиваю, соединяю. Это очень помогает справляться с авралами.
Настоящий профессионал может делать свою работу где угодно и в каком угодно положении
Мы можем всё идеально распланировать и даже идеально следовать своему плану, но часто случаются форс-мажоры, на которые мы не можем повлиять, в том числе и необязательность партнёров, подрядчиков, клиентов. Бывает такое с тобой? Готовишься к такому заранее или умеешь правильно реагировать на стресс?
У меня есть огромная статья про форс-мажоры. И там написано, что основных вариантов два. Первый — это когда форс-мажором люди называют собственную халатность, неподготовленность, пускание на самотёк каких-то важных дел, несвоевременную реализацию каких-то действий (например, заказ полиграфии с доставкой непосредственно накануне ивента — плохая идея).
И второе — это правда форс-мажор: не работает техника, отключили электричество, не приехал ключевой участник. Я прорабатываю заранее в голове максимальное количество вариантов развития событий, в которых может возникнуть внештатная ситуация, стараюсь везде подстелить соломку по максимуму (запастись телефонами аварийных служб, контактных лиц, дублёров каждому подрядчику). Таскаю с собой на все ивенты огромный чемодан со всякими необходимыми и на первый взгляд совсем неочевидными вещами. Да, никто не застрахован на 100% от форс-мажоров. Но свести их к минимуму вполне реально.
На мероприятиях Наталии всегда аншлаги
Как ты планируешь свой день, неделю, месяц? Следуешь какой-то системе или выработала свою?
У меня есть план примерно на год — по мероприятиям и прочим большим рабочим задачам типа написания книги (1 декабря 2016 года мы с Дмитрием Румянцевым должны сдать в печать рукопись нашей совместной книги по ивентам). Исходя из него, я могу планировать поездки, отпуска, просто снижать активность.
Дальше уже всё конкретизируется, планируется в рамках школьных четвертей, длинных выходных.
Дальше расписываются регулярные еженедельные дела — тренировки, детские планы на выходные, психотерапевт, маникюр-брови. И так далее: от большего к меньшему, от редких больших событий до маленьких регулярных. Никакой системы чётко не придерживаюсь, для меня ни одна из тех, что попадались мне, не работает на полную. Но что-то из них, конечно, я беру.
Что касается планирования обычного дня, тут всё просто. Утром мне нужен минимум час для себя: это утренние страницы, маленькая тренировка, обливание холодной водой, медитация, стакан воды. Потом каша с детьми, в 8 утра мы выходим из дома, я везу их в садик и школу. Потом полноценный рабочий день, который я планирую сама. Могу целый день просидеть за ноутом, могу назначить встречи или поехать гулять в Пушкин. В выходные — максимально время с детьми.
Держишь ли ты рабочие задачи в голове или всё записываешь и отпускаешь?
Что-то да, держу в голове. Но в основном, конечно, записываю. Ни одна электронная система планирования и мотивации так полностью у меня и не прижилась, ничего лучше молескина, в который пишешь, а потом с удовлетворением вычеркиваешь, для меня пока не изобретено. Плюс заметки в айфоне, плюс в очередной раз хочу освоить Гугл-календарь, я одно время им пользовалась в дополнение к бумажному ежедневнику, и это было неплохо.
Какое твоё самое частое состояние и настроение?
Позитивное любопытство. И ещё радость — от работы и детей. Мне интересно и радостно то, что я делаю, мне нравится наблюдать, как и что у меня получается, я горжусь своими детьми. Еще я контрол-фрик, это ещё одно мое состояние. Всегда в тонусе.:)
В чём основной залог твоего успевания? Что тебе помогает больше всего? Без чего бы ты точно не могла охватить все дела?
Мне помогает планирование, быстрота реакций, чёткая расстановка приоритетов. Если надо делать, беру и делаю. На самом деле не так много задач, которые требуют анализа и обдумывания. В основном ситуация простая: надо сесть и ответить на десять писем. Можно сделать это сразу, отвлекаясь только на то, чтобы найти необходимую для переписки информацию. А можно ответить на письмо, потом на пару сообщений ВКонтакте, потом прочитать статью, которую восемь человек перепостили к себе на стену (ну раз восемь, значит, это важно! А вдруг не ждёт!), потом ещё на 2 письма, потом ответить на ответ на первое письмо, потом попить кофе. Я выбираю первый вариант: как показывает практика, это повышает КПД в разы. Но первый вариант базируется на осознанности, а вот её держать в фокусе — целое отдельное огромное дело.
Назови три вещи, которые максимально позитивно влияют на эргономику твоих действий?
Телефон с аккумулятором, ноутбук, список дел — срочных, среднесрочных, рутинных. Ну и машина ещё. А в багажнике самокат. :) Ой, кажется, не три получилось. :)
Есть что-то такое, что ты делаешь только для себя, для собственного удовольствия?
Я, вообще, много чего делаю для собственного удовольствия. В том числе конференции. Это же огромное удовольствие — сделать крутой продукт для большого количества людей. Уникальность ситуации в том, что работа в моём случае — постоянное удовольствие с редкими стрессами и ситуациями, когда «бровь вверх».
Ну и ванну с пеной люблю.
Времени на это хватает?
Не хватает времени подумать о ремонте, чтобы заменить душевую кабинку на ванну. А на остальное хватает. :)
А ведь есть ещё семья, дети! Успеваешь проводить с ними время?
Да, успеваю. У нас двор с большой площадкой, там можно погулять, даже если есть всего полчаса. Выходные — это семейное, детское время, кроме тех случаев, когда конференция. Даже если у меня есть встреча на выходных, она, как правило, не на целый день. Поэтому мы всякое успеваем: театры, гости, прогулки, парки, ролики, самокаты, велосипеды. Бассейн ещё надо, наверное, найти рядом какой-то. А ещё у детей есть много-много Лего — это на случай, если на выходных хочется выспаться.
Да, кстати, лайфхак мой: я ложусь спать в 22:00−22:30. Потому что высыпаться — почти так же важно, как и быть счастливым.
Наталия Франкель, организатор мероприятий, создатель и автор блога про event-индустрию
* В случае упоминания в тексте социальных сетей Facebook, Instagram, уведомляем: деятельность компании Meta (Facebook, Instagram) признана экстремистской и на территории РФ запрещена.
