5 шагов для организации офлайн-мероприятия на 50-70 человек
Если ваш проект предполагает частое проведение реальных мероприятий, и вы каждый раз сталкиваетесь с массой организаторских трудностей, то этот материал специально для вас. Елена Сергеева, опытный event-организатор, расскажет о главных шагах и основных моментах, которые стоит учесть на пути к успешному проведению небольшого события.
Моё организаторское утро начинается не с кофе, а с того, что я обновляю страничку продаж билетов на мероприятия, которые находятся в работе. Возможности event-маркетинга не ограничиваются только продажей билетов, с помощью этого инструмента можно решать самые разные бизнес-задачи. Например, создавать поток клиентов для независимых специалистов и фрилансеров, объединять людей вокруг бренда или продвигать свежеоткрывшееся заведение.
На примере образовательного интенсива разберём, как организовать мероприятие и какие шаги нужно пройти от идеи до реализации.
Шаг 1. Развиваем идею в концепт
- Придумываем название и формат.
- Планируем длительность с учётом тайминга выступлений, перерывов на отдых/еду.
- Определяем количество участников.
Если вы планируете выступать на мероприятии, но опыт для вас новый, не стоит сразу гнаться за большими цифрами. Быть одновременно в двух ролях — спикера и организатора — довольно трудно, и есть риск всё провалить.
У нас формат пятичасового (с часовым перерывом на обед) интенсива «Продвижение событий с бюджетом и без от 50 до 5 000 человек». В заголовке мы без лишнего креатива сузили и конкретизировали тему.
- На этом этапе не забываем про портреты целевой аудитории.
О том, что нужно знать свою ЦА, вы слышите постоянно, но без этого и правда дальше не продвинуться. Варианты аудиторий удобно структурировать в любой программе по составлению mindmap (я использую ХMind).
Встреча Travel Massive в Санкт-Петербурге
для специалистов из туристической индустрии
Шаг 2. Поиск площадки
Определив формат и количество участников, можно начинать искать подходящую площадку.
Где искать? В первую очередь расспросите коллег или оставьте запросы в тематических группах в соцсетях. Если контактов в этой сфере пока совсем нет — открываем афишу мероприятий в своём городе и смотрим, на каких площадках они проходят. Полезно заглянуть в выбранные места во время чужих мероприятий — так можно увидеть площадку вживую и в действии и сделать окончательный выбор.
Чем масштабнее ваше мероприятие, тем раньше нужно искать для него временный дом.
На 50-70 человек в крупных городах площадку можно найти и за 3-5 дней. Но лучше не рисковать и спокойно выбрать подходящий вариант за 3-4 недели.
Для поиска нужно заранее составить список требований: транспортная доступность и расположение в городе, площадь и количество стульев, наличие проектора, экрана и звукового оборудования, кулера с питьевой водой или возможность его установки, количество туалетов, наличие окон и хорошей вентиляции или кондиционера. Это базовый набор для небольшого мероприятия лекционного формата на 50–70 человек, который можно дополнять множеством опций в зависимости от вашей концепции.
Опытные организаторы также учитывают фактор адекватности администрации площадки: обращайте внимание на то, как с вами общаются при первом звонке или встрече.
Проведение рекламных кампаний тренинга Школы игры и Вадима Демчога, Санкт-Петербург, июль, 2016 г.
Аренда площадки часто занимает львиную долю бюджета всего мероприятия. Поэтому можно смело включать крутого переговорщика, не бояться спрашивать о скидках или даже договориться на частичную или полную бартерную аренду: мой опыт подтверждает, что это вполне реально как для бесплатных мероприятий, так и для платных. Например, недавно открывшиеся площадки нуждаются в PR и притоке гостей, поэтому часто дают очень выгодные условия.
Шаг 3. Продвижение мероприятия
На эту тему можно написать несколько книг, но попробую коротко обозначить пару важных моментов. Если мероприятие бесплатное и бюджета на продвижение совсем нет (а так чаще всего и бывает), то можно придумать специальные условия участия (например, участник делает репост анонса на своей страничке в соцсети с обязательным комментарием, почему он хочет пойти на мероприятие). Таким образом, вирусное распространение поможет собрать аудиторию. Не стоит упускать из виду вариант взаимодействия с партнёрами: составьте список городских и тематических сообществ и попросите их поддержать вас.
Для платных мероприятий при отсутствии бюджета задача сильно усложняется. Помимо взаимодействия с инфопартнёрами стоит выделить минимальный бюджет на платную рекламу (например, с первых продаж).
На нашем интенсиве для организаторов на 50 человек со средним чеком за билет 1000 рублей рекламный бюджет на продвижение во ВКонтакте составил всего 4 600 руб. Как видите, вполне подъёмные числа, которые окупились нам во много раз.
На сегодняшний день некоторые форматы ВК уже практически потеряли свою эффективность в продвижении (например, таргетированные объявления сбоку в веб-версии), зато отлично работает формат промопостов (рекламных записей, которые появляются в ленте).
Важно не только написать текст и подобрать картинку к промопосту, но и правильно выбрать аудиторию, которой вы покажете это объявление. Здесь пригодятся тот самый mindmap с сегментами из первого шага и специальные сервисы ретаргетинга (Церебро, Таргет Хантер), которые помогут точечно подобрать аудиторию под ваши задачи: самых активных участников сообществ, подписчиков и друзей лидеров мнений, участников мероприятий-конкурентов, тех, кто состоит в 3–4 сообществах по теме вашего ивента и так далее.
С каналами привлечения план наметили. Что дальше? Нужно где-то размещать информацию об ивенте и продавать билеты или собирать регистрации. Самый бюджетный и быстрый вариант — это создание встречи мероприятия в соцсети и подключение билетного сервиса (например, Timepad). Во встрече вы можете размещать анонсы и «подогревать» аудиторию, а страничка на Timepad поможет вам удобно и законно собрать данные об участниках и подключить продажу билетов онлайн.
Шаг 4. Обработка заявок
Если вы подключили онлайн-покупку билетов, то вам остаётся только обновлять страничку билетного сервиса и радоваться результатам (или нет). Часто бывает так, что часть заявок остаются неоплаченными и организаторы с ними никак не работают. А зря! Ведь вы уже заплатили за эти заявки временем или деньгами (а чаще и тем, и другим), и жаль сдаваться на этапе, когда победа так близка.
Если вы запрашиваете при регистрации email участников, отправьте им напоминание или расскажите побольше о себе или мероприятии. Если у вас есть телефоны, не стесняйтесь прозвонить, уточнить, что остановило человека от покупки билета. Такой подход помогает мне получать дополнительно 30–40% продаж от количества неоплаченных заявок.
Шаг 5. День X. Провести ивент и выжить
Здесь пригодится небольшой чек-лист:
- подготовьте “утренний чек-лист”, где пропишите все действия для старта мероприятия — так вы ничего не забудете, а разгруженный мозг будет подавать сигналы, что всё под контролем, и наполнять вас спокойствием и уверенностью;
- если вы и спикер, и организатор, то в день мероприятия возьмите одного-двух человек в помощники, чтобы встречать гостей, в том числе и опаздывающих (когда вы уже начнёте выступать);
- заранее обсудите с администрацией площадки, кто настроит оборудование и будет ли технический специалист на протяжении всего мероприятия;
- для образовательного мероприятия лекционного формата на 50–70 человек приезжать на площадку имеет смысл за 1–2 часа (если нет сложных декораций и монтажа);
- не забудьте угостить гостей чаем и вкусностями, пока они ждут начала. Это будет вам стоить несколько сотен рублей, а ценность мероприятия и дружелюбность атмосферы возрастут в разы;
- попросите фотографа обязательно сделать общие фото зала, эмоций людей и спикера, деталей, передающи дух мероприятия;
- не забывайте делать перерывы на отдых и еду. Даже если вы чувствуете, что готовы рассказывать четыре часа без остановки, помните, что не все готовы слушать без перерыва, да и базовых человеческих потребностей никто не отменял.
Эмоциональная атмосфера мероприятия – это очень важно!
После мероприятия можно немного выдохнуть, но расслабляться ещё рано.
Шаг 6. Постпродакшн
Напишите в соцсетях и рассылке благодарности участникам, разошлите материалы, если обещали, соберите отзывы, выложите фотоотчёт и ссылки на себя и свои ресурсы, сделайте допродажи или анонсы новых мероприятий.
В организации мероприятий очень много нюансов и неочевидных тонкостей, которые сложно отразить в одной статье. Задавайте вопросы в комментариях или приходите на интенсив к Елене — информация о нём ниже.
И ещё об организации мероприятий:
* В случае упоминания в тексте социальных сетей Facebook, Instagram, уведомляем: деятельность компании Meta (Facebook, Instagram) признана экстремистской и на территории РФ запрещена.
