Как эффективно управлять задачами в индивидуальном проекте или небольшой команде
Практически под каждую задачу предпринимателя есть сервис, который делает работу более эффективной. Сегодня поговорим о трекерах для управления проектами. Проджект менеджер компании Yaware Дмитрий Булгаков рассказал, почему эти сервисы так полезны для бизнеса. Примерное время на прочтение — 10 минут.
Аноним на форуме Pikabu писал: «Признаюсь честно — я устал прокрастинировать на работе и хочу измениться к лучшему. В связи с этим я решил организовать рабочий процесс и нахожусь в поиске идеальной программы-ежедневника».
Вот бы это был кто-то из вашей команды! Ведь каждый руководитель мечтает о самомотивированных и дисциплинированных сотрудниках. Особенно, если речь идёт о небольшом проекте, где несколько человек плечо к плечу идут к цели. В отличие от корпорации, в маленькой команде некем заменить отвалившееся звено, поэтому падение продуктивности одного сотрудника существенно влияет на общий результат.
В сегодняшней статье я расскажу сервисах, которые помогут руководителям наладить управление проектами, сроками, бюджетом без ущерба собственным обязанностям и рабочему времени.
Сервисы для управления проектами: какие бывают и какие подходят маленьким проектам
Почему важно использовать сервисы для управления проектами
6 аспектов эффективного управления задачами
Какие результаты дают тайм-трекеры
Сервисы для управления проектами: какие бывают и какие подходят маленьким проектам
Будучи небольшой командой вы, вероятно, пытаетесь избегать программного обеспечения, которое стоит дорого, требует специального изучения или отягощает команду кучей ненужных вам функций.
На форумах все советуют большие и тяжелые системы:
- Jira,
- Asana,
- Trello.
У этих сервисов есть свои преимущества: Agile-доски, проектное планирование, estimate и корпоративные чаты. Но есть и существенный недостаток для владельцев небольших проектов — они сложные.
А вам нужно что-то простое для контроля времени потраченного на проекты и конкретных заказчиков. Чтобы в перспективе к проектам могли подключиться несколько удалённых или офисных сотрудников, и было легко вести коллективный учёт времени по задаче, выставлять счета, управлять бюджетом.
В большинстве случаев потребности предпринимателей с небольшим бизнесом можно закрыть с помощью простых программ. На рынке есть из чего выбрать:
- Yaware.TimeTracker,
- Hubs Staff,
- Crocotime,
- Desktime.
Я перечислил только несколько вариантов, при желании вы легко найдёте и другие аналоги. У каждого сервиса есть свои особенности, но их объединяет главное — это системы учёта рабочего времени с возможностью создания проектов и задач. В статистике вы будете видеть время, деньги и ресурсы, потраченные в процессе выполнения работы.
Почему важно использовать сервисы для управления проектами
Если в проекте поручения не выполняются или выполняются не вовремя, это стоит денег. С другой стороны, руководитель не должен заниматься микроменеджментом, ходить и проверять персонал. Если ему приходится стоять над головой у сотрудников — что-то идёт не так. Проблема усугубляется, если приходится сотрудничать с удалённой командой.
Глеб Кудрявцев, руководитель продукта в Skyeng, в своём интервью VC.RU сказал: «В этом случае у руководителя два варианта: либо верить (а людям вообще нельзя верить, то есть некоторым можно, но стоит проверять периодически), либо грамотно управлять — ставить цели, проверять их достижение. Если офис прощает плохой менеджмент, то удалёнка — нет. Тебе придётся стать хорошим руководителем, или у тебя будут плохие результаты».
Поэтому главная причина использования сервисов для управления проектами в вашем бизнесе — повышение эффективности работы команды и учёт важных для вас параметров.
Что это даёт руководителю:
- возможность создавать и закрывать проекты и задачи, назначать ответственных;
- понимание того, сколько времени и денег потрачено на задачу;
- контроль бюджета проекта и фиксация того момента, когда команда начинает работать в убыток;
- привязка использованных сайтов и программ к проектам и задачам;
- возможность выставить счёт с почасовой оплатой.
Что это даёт исполнителю:
- уведомления о поставленных задач и уверенность в том, он ничего не забудет и не пропустит;
- доказательство реальной работы над проектом + потраченное время и ресурсы;
- возможность блокировать отвлекающие факторы и на 100% сконцентрироваться на работе;
- отслеживание прогресса — сегодня на такую-то задачу потрачено меньше времени, чем вчера.
Теперь я хочу рассказать о шести аспектах эффективного управления задачами. По моему опыту, каждый из них важен, поэтому при выборе сервиса рекомендую обращать внимание на то, насколько функционал сервиса заточен на управление этими аспектами.
6 аспектов эффективного управления задачами
1. «Да чем вы там занимаетесь?»
«Обычно заказчик занят своими делами. Он не видит промежуточный этап и волнуется о том, скоро ли он получит то, за что заплатил? — говорит Дмитрий Булгаков, PM компании Yaware. — Поэтому, руководитель должен знать, что отвечать на вопрос «Да чем вы там занимаетесь?»
При выборе правильного сервиса для управления проектами у заказчика не возникнет подобных вопросов. Поскольку все задачи ставятся письменно, руководитель не забудет, что и кому поручил, когда нужно проверить результат, о чём договаривались. Плюс сотрудник получит уведомление со всеми подробностями предстоящей работы.
Сервисы позволяют расставлять приоритеты задач, оставлять комментарии внутри системы, брать в работу, закрывать, отправлять материалы на доработку. Всё прозрачно и просто для обеих сторон — и сотрудника, и руководителя.
Отлично, если программа для управления проектами позволяет скачивать отчёты (например, в формате pdf, excel, csv) или подгружать данные в системы аналитики (например Power BI и Data Studio). Там вы сможете объединять статистику с показателями из других систем. Использовать данные как исходные параметры для дальнейшей калькуляции, строить такие таблицы и диаграммы, какие душа пожелает.
2. Огласите весь список, пожалуйста
Согласитесь, что одного названия задачи недостаточно. «Покрасить забор» можно трактовать как:
- покрыть забор коричневой / белой / синей / серой краской;
- покрасить забор сегодня или через месяц;
- покрасить забор бесплатно, с почасовой оплатой или разовой выплатой в размере Х долларов.
Для эффективного управления проектами учитесь оптимально описывать спектр работ: поручение, конечный срок, бюджет, размер вознаграждения и условия, при которых задание будет считаться выполненным. Покажу на примере нашего сервиса, как выглядит возможность грамотно описывать задачу. В других сервисах порядок может быть другой, но суть будет той же.
Используя хороший сервис для управления проектами, вы устраняете отмазки «я не знал», «я забыл» или «я думал, что это сделает Коля». Потому, что вся информация написана чёрным по белому и доступна как сотруднику, так и руководителю. У нас это выглядит так:
3. Всё, что вы делаете, — ради денег
Если у вас недостаточно средств, вы не сможете успешно завершить проект. Вот почему так важно спланировать бюджет. Благо сервисы позволяют установить предполагаемые затраты, а потом — анализировать реальную картину движения расходов на выполнения проекта, указывая на маржу.
Согласитесь, что имея цифры перед глазами, проще оценить прибыльность проекта и увидеть, если команда двигается в неправильном направлении.
4. Работа без интернета
Невероятно в 2021 году, но иногда случается. Если пропадает интернет, системы учёта рабочего времени продолжают собирать статистику. Поэтому сбои в сети не повлияют на достоверность статистики. Программы, как Yaware.TimeTracker, Hubs Staff, Crocotime и другие, после возобновления подключения отправляют данные на сервер.
5. Отчёты за проделанную работу
Наиболее распространённый метод управления проектами — это регулярный отчёт, который обычно составляется еженедельно для небольших команд.
Без разницы, в какой форме персонал докладывает о проделанной работе, — письменно или устно на собрании. Существенное преимущество написанных отчётов в том, что их можно ещё раз посмотреть при необходимости. Ну или вы можете вести запись всех собраний и визуализировать показатели продуктивности.
Ещё один простой и эффективный метод отчётности -— рассылка статистики внутри систем учёта рабочего времени. Вы можете настроить периодичность, и программа автоматически пришлёт вам на почту статистику работы команды за выбранный период. Вот пример отчёта, который вы получите в этом случае:
6. Расчёт заработной платы
Функция упрощает работу командам, в которых количество отработанного времени влияет на зарплату сотрудников. Если сервис, который вы выберете, предоставляет такую возможность, то владельцу учётной записи нужно задать в программе почасовую ставку человека и валюту. В конце каждого месяца программа автоматически рассчитает зарплату, опираясь на учёт рабочего времени.
Если такой функции нет, рассчитывать зарплату придётся вручную.
Какие результаты дают тайм-трекеры
Наличие тайм-трекеров наводит порядок в команде и кармане проекта.
Как пишет Андрей на Сrmindex: «За 5 минут в день вижу всю картину рабочего дня своих 12 сотрудников».
Многие пользователи упоминают о прозрачности, которая появляется в работе после установки программы. Руководитель не всегда может быть в курсе того, что на самом деле происходит в команде. Зато сотрудники ежедневно работают бок о бок и видят, кто в команде недорабатывает, а кто добросовестно выполняет обязанности, но получает такую же оценку менеджера, как его коллега-прокрастинатор.
Тайм-трекер выравнивает персонал в глазах руководителя. Больше не будет никаких любимчиков, только прозрачные и реальные факты продуктивной работы.
На основании данных, полученных с тайм-трекера, руководитель поймёт слабые и сильные места команды. Возможно, придётся отрегулировать нагрузку, нанять дополнительный персонал или чаще хвалить сотрудников, чтобы проекты закрывались в рамках времени и бюджета.
Татьяна Коваль, руководитель отдела персонала и коммуникаций компании Visotsky Consulting: «Иногда человек в своей рутине направляет усилия в том направлении, на котором сейчас не нужно акцентировать внимание. Именно тайм-трекер это прозрачно показывает. Мы видим не только план работы сотрудников — сухие пункты, но и детализированный процесс выполнения и распределение ресурсов».
«Мы увидели, что хорошие конструкторы действительно не успевают и много работают, поэтому отдали часть их обязанностей на аутсорс», — говорит Роман, совладелец строительной компании.
Конечно, сервисы для управления проектами — не волшебная таблетка, но они показывают работу такой, какая она есть изнутри. Ведь мы не можем исправить того, о чём даже не догадываемся. А что потом делать со статистикой с тайм-трекера — выбор каждого.
Дмитрий Булгаков, проджект менеджер компании Yaware
* В случае упоминания в тексте социальных сетей Facebook, Instagram, уведомляем: деятельность компании Meta (Facebook, Instagram) признана экстремистской и на территории РФ запрещена.
