Как в бизнесе следить одновременно за всеми задачами и процессами
Если вы можете контролировать всё, что происходит в проекте, без каких-либо инструментов, держа информацию в голове — вы невероятно круты. Несколько проектов у фрилансера, множество задач по одному проекту у предпринимателя, разные аспекты и нюансы одной задачи у специалиста узкой тематики — всё это требует контроля, запоминается с трудом, а простая табличка, список или чек-лист выручают только в самом начале. Менеджеры проектов и разработчики программ давно уже используют классный инструмент – диаграмму Ганта.
Мы не будем рассматривать полный вариант этого инструмента, а возьмём упрощённую версию — в конце статьи вы сможете скачать шаблон для создания своей версии работы над задачами.
Проблемы выполнения плана, отслеживания эффективности, аналитики
Контроль большого количества задач с разной длительностью (а иногда находящихся в работе одновременно) весьма затруднителен. Нужно мониторить процесс выполнения: следить, какой процент уже выполнен, сколько осталось, какие задачи выполняются наиболее эффективно — данные такого наблюдения помогают анализировать работу над проектом и улучшать её в дальнейшем.
А в ситуациях, когда нужно контролировать работу сотрудников, и вовсе сложно уследить за текущими их действиями.
Или — если вы хотите видеть, на какой стадии в данный момент ваш проект, отданный на аутсорс — тоже волнительно — особенно когда вы работаете с аутсорсером впервые, или поставленная перед ним задача состоит из нескольких этапов.
Совместить требования и предпринимателя, и заказчика, и исполнителя может один простой инструмент.
Диаграмма Ганта поможет
Американский управленец Генри Гант считается основоположником удобного метода оценки эффективности с помощью диаграмм, хотя подобное создавали учёные и ранее, но именно его способ, созданный в начале XX века был признан наиболее прикладным и получил широкое распространение, поскольку был опубликован на английском.
Основные признаки диаграммы — простота использования и возможность решить сразу несколько вопросов, связанных с контролем, а именно:
- что нужно сделать по текущему проекту;
- когда нужно начать и когда закончить проект или конкретную задачу;
- сколько времени будет потрачено на каждый этап;
- кто занимается конкретной задачей;
- какие части проекта взаимосвязаны между собой.
Два варианта диаграммы Ганта для микробизнеса
Для предпринимателя или фрилансера важно не осложнить себе работу, поэтому мы предлагаем два простых варианта.
- Известно начало и окончание задачи.
- Известно начало и длительность задачи.
Первый вариант связан со сроками извне, которые приходится соблюдать, независимо от течения проекта. Например, с оплатой налогов, началом или окончанием договора с партнёром, событием, к которому привязан текущий проект.
Светлана — руководитель небольшого агентства по проведения праздников. Василий и Ольга — её заказчики, будущие молодожёны — как и положено, переживают, как бы не случилось на свадьбе заминок, связанных с необязательностью разных исполнителей. Светлана сотрудничает с несколькими ресторанами, где нужно контролировать расстановку столов, меню, наличие нужного оборудования, а также с другими участниками торжеств: владельцами лимузинов, кондитерами, флористами и так далее.
Чтобы понимать, кто, когда и что делает, Светлане необходимо держать руку на пульсе и контролировать действия всех участников одновременно, а ещё и постоянно отчитываться перед Ольгой и Василием, чтобы ослабить их и без того натянутые нервы.
Для проектов, как у Светланы, подходит такой вариант диаграммы (картинка кликабельна).
Здесь мы видим, что именно нужно сделать за всё время проекта, когда определённая задача должна быть закончена, какой процент на данный момент выполнен.
Выставляем дату начала задачи, дату её завершения — и сразу видим, сколько она займёт времени, что позволяет планировать другие дела. По двойному клику на шкалу можно задать ей определённый цвет, тем самым связав однотипные задачи. Например, для Светланы такими задачами могут стать выпечка свадебного торта для основного торжества и капкейков для пикника по случаю девичника: один исполнитель, разные сроки, но возможность проконтролировать сразу обе задачи.
Второй вариант — для тех, кому необходимо спланировать начало или завершение процесса, если известна его длительность.
У Бориса небольшая мастерская по пошиву сумок и обуви. Он решил выпустить новую линейку продукции и для этого ему необходимо особое оборудование. Борис заказал оборудование и знает, что оно будет доставлено через три недели. За это время ему необходимо найти специалиста по настройке этого оборудования и работе на нём (или обучиться самому), закупить расходные материалы, запланировать рекламу, договориться с точками сбыта.
В таких ситуациях удобно использовать таблицу, где вы задаёте не дату окончания, а длительность задачи (картинка кликабельна).
Борис первой задачей ставит поставку нового оборудования, а дальше — планирует свои действия, исходя из этих сроков.
Кто может использовать диаграмму Ганта
Этот способ планирования, контроля и анализа процессов подходит:
- фрилансерам: глядя на список задач и наглядные сроки их выполнения, они смогут планировать месячную работу, понимать, осилят ли ещё одного заказчика в текущем периоде, спрогнозируют работу по каждому проекту;
- предпринимателям с наёмными сотрудниками: диаграмма покажет, кто и что делает в данный момент, кого следует дополнительно простимулировать, а кто опережает сроки и, возможно, достоин поощрения;
- частным специалистам: в проектах узкой специальности приходится учитывать множество нюансов, за которыми в таком формате следить будет гораздо проще;
- заказчикам, которым важно отслеживать процесс работы исполнителя;
- исполнителям, которым важно открыто демонстрировать заказчику прогресс выполнения заказа.
Вы можете скачать шаблон диаграммы Ганта в Excel и создать свой график выполнения задач — просто заполните таблицу своими данными (в обычных ячейках), а таблица рассчитает вам даты завершения или длительность задач (в ячейках, подсвеченных оранжевым) и нарисует наглядную диаграмму прогресса каждой задачи.
А какие инструменты контроля и анализа эффективности используете вы?
Надежда Меркушева, редактор проекта “Маркетинг с азов”
* В случае упоминания в тексте социальных сетей Facebook, Instagram, уведомляем: деятельность компании Meta (Facebook, Instagram) признана экстремистской и на территории РФ запрещена.
