Как фрилансерам и владельцам малого бизнеса проводить переговоры

В малом бизнесе и фрилансе решения принимаются быстро, часто спонтанно, и предприниматели не задумываются о правилах проведения переговоров и деловой этике. А зря. Посмотрев на любой разговор о вашей работе с партнёрами, заказчиками, клиентами и другими сторонними лицами и организациями с точки зрения переговоров, можно совсем по-другому выглядеть в глазах собеседников и многие вопросы решить в свою пользу. Александр Стома, основатель и управляющий партнёр HRedu.ru — портала для руководителей и эйчаров, рассказал нам о том, что самое важное в этом процессе, как нужно проводить переговоры и что делать после.

Саша, наши читатели просили рассказать о том, как в малом бизнесе вести переговоры. Нужно ли этому учиться фрилансерам и владельцам малого бизнеса?

Однозначно, да. Знание технологии ведения переговоров, правильность подготовки к ним, понимание, как ставить цели, которых необходимо достичь на переговорах, какие инструменты могут использовать оппоненты или партнёры — помогает заранее подготовить свою позицию. В переговорах есть определённые правила торга, поэтому важно понимать, как ты можешь торговаться, на каких условиях можешь уступать и как правильно обрабатывать возражения.

Для этого нужно готовиться и до переговоров, и во время переговоров понимать, как и что нужно делать. Если ты не знаешь определённых приёмов, правил противодействия манипуляциям, тебя просто могут загнать в эмоциональное состояние и ты примешь решение, руководствуясь эмоциями — и не факт, что потом, когда ты остынешь, тебя устроит это решение.

Сунь-цзы сказал, что битва выигрывается до её начала. То же самое и с переговорами. Если ты не готовишься, то чаще всего они бессмысленны.

Обучение ведению переговоров — это часть подготовки.

Поэтому у меня есть такое правило: переговоры на 80% выигрываются до их начала, как и битвы.

А если взять фрилансера, который не проводит как таковых переговоров, но у него есть, например, собеседования по скайпу, по телефону, какие-то другие взаимодействия — в основном, онлайн. Ему тоже нужно учиться? Может, есть какой-то ряд универсальных правил?

Я бы разделил следующие понятия: канал проведения переговоров и технология проведения.

Во-первых, есть особенности общения вживую, когда мы сидим друг напротив друга за столом. Там даже место, за которым ты сидишь, имеет значение. Если ты этого не знаешь, тебя могут посадить в невыгодное для тебя место, и собеседники будут воспринимать тебя не так, но ты даже не будешь понимать, что происходит и почему тебя так воспринимают. Например, собеседники ведут себя агрессивно, потому что ты сидишь на месте, которое психологически воспринимается как противостояние.

Второе — технология проведения переговоров онлайн. Здесь тоже есть особенности, например, восприятия образа, который передаётся голосом или через видео. Не факт, что у собеседника, например, хороший интернет. Нюансов может быть много, всё нужно тестировать и готовиться заранее. Например, у собеседника может быть плохой интернет, и ваш голос или образ будут искажаться, что может привести к недоговорённостям во время общения.

В-третьих, количество собеседников. Могут быть переговоры один на один, один со многими, или многие со многими.

При переговорах в команде важно научиться правильно эти переговоры выстраивать.

Не раз и не два видел ситуацию, когда люди приходят на переговоры в команде и просто уничтожают друг друга и свой бизнес. Например, “коллеги” во время переговоров доказывают друг другу, что они чего-то стоят, они лучше знают, принимают решения, а после — никто из них не понимает, почему эти решения приняты сейчас и здесь.

Если говорить про фрилансеров, то они тоже представляют компанию. Компанию под названием «Фамилия Имя Отчество» этого фрилансера. И у этой компании есть свой владелец — ты сам. И ты ведёшь переговоры от имени компании своего имени. И вот когда ты так себя настраиваешь, готовишься к переговорам, тогда понятно что готовиться к ним нужно, и не факт, что без подготовки что-нибудь выйдет.

Как сделать первый шаг в переговорах, как на это решиться психологически?

Знаешь анекдот про то, никакой человек не является настолько мотивированным как человек, который очень хочет в туалет, а перед ним очередь? Он там не будет придумывать причины, почему он не может попроситься в туалет — он просто берёт и решает эту задачу.

Если твой бизнес тебя кормит, и ты хочешь, чтобы он развивался — ты просто встаёшь и идёшь на переговоры. Потому что от этого зависит, будут ли у тебя деньги, будет ли достаток у тебя, у твоей семьи и у тех людей, которые работают на тебя или с которыми ты сотрудничаешь.

Что входит в подготовку к переговорам?

По моему опыту, большинство переговоров проваливаются, потому что люди не понимают цели этих переговоров. Для них сам факт, что их пригласили на переговоры — уже хорошо, надо быстрее бежать.

Готовясь к переговорам, нужно чётко сформулировать цель, понять, зачем ты туда идёшь. «Я туда иду, чтобы поговорить с людьми» — это неправильная цель.

Цель переговоров должна выражаться в конечном результате, например:

• Я иду на переговоры, чтобы партнёры затем выслали мне предложение о сотрудничестве.
• Я иду на переговоры, чтобы мы на месте договорились о том, на какую сумму они купят у меня продуктов.
• Я иду на переговоры, чтобы понять состояние этих людей, состояние их компании и назначить дату следующей встречи, где я буду продавать.

То есть нужно сразу понимать, что будет после того, как переговоры состоятся.

Во время подготовки, нужно понять, с кем будут вестись переговоры, понять, кто эти люди, узнать о них информацию, почитать, что про них пишут, спросить у знакомых, изучить информацию на их официальных ресурсах. Результатом этих исследований должно стать понимание, куда они движутся и зачем они тебя пригласили.

Если ты это сделал, это уже плюс.

Нужно подготовиться самому и решить:

• что ты будешь делать на этих переговорах;
• расписать, что ты будешь предлагать;
• какие у тебя варианты и возможности дальнейшего взаимодействия;
• если предстоит разговор о продажах, что будет, если меня попросят снизить цену, как я буду торговаться и так далее.

У тебя должна быть понятная позиция, алгоритм, в котором ты действуешь, и заранее проработанные механизмы, шаги по отступлению от этого алгоритма. Если же этого нет, приходится такие шаги изобретать прямо на переговорах, и эти изобретения у многих получаются не очень, особенно, когда время и обстоятельства ограничены.

Обязательно ли на переговорах придерживаться какого-то стиля: в одежде, в поведении? Или лучше быть максимально естественным и близким к своей среде?

Внешний вид должен соответствовать той категории людей, к которым ты идёшь. Например, идёшь на переговоры к парням условно из 90-х, которые руками все делали и выстраивали свою систему, привыкли работать в робе какой-нибудь и так далее. И тут ты заходишь в костюмчике с шиком. Скорее всего, тебя не воспримут.

Дальше — язык общения. Нужно уметь разговаривать на хорошем русском языке, использовать те термины и сленг, которые используют собеседники, их бизнес. Если ты занимаешься IT-разработкой, сайты делаешь и пошёл к бизнесу, который продает корма для животных, то стоит сначала изучить их специфику, названия.

Как себя вести во время переговоров?

Важно совершить несколько простых вещей, за которыми скрываются сложные инструменты и алгоритмы.

1. Понять потребность людей, которые сидят перед тобой.

Они говорят, что хотят разработать новый сайт. На самом деле, они решают не проблему сайта, они решают совсем другую задачу. Например, хотят с помощью сайта получить новых клиентов или считают, что с помощью нового сайта, людям удобнее будет ориентироваться в каталоге и они станут больше заказывать. Новый сайт может показывать, что у заказчика есть деньги и он демонстрирует свою крутость и возможность использовать новые технологии.

Все эти задачи могут ставиться одновременно, и важно понимать, что они часто могут противоречить друг другу. Важно определить основную, которая «болит» сейчас больше всего, и решать её.

Когда есть потребность, на переговорах нужно сформулировать несколько вариантов предложений, определить их плюсы и минусы, чтобы собственники выбрали, какую задачу мы сейчас решаем.

2. Фиксировать ход ведения переговоров.

Если ты пришёл на переговоры и о чем-то договорился, то оцифруй, отправь участников протокол, подтверждение, что переговоры были и вы достигли договорённости. С одной стороны, ты фиксируешь всё для себя. С другой стороны, даёшь понять партнёру или клиенту, что вы одинаково поняли решение. Или наоборот, партнёр видит по-другому, и нужно уточнить, после чего оформить окончательный вариант.

3. Когда о чём-то договорился, просто бери и делай, не оттягивай.

Проблема многих фрилансеров похожа на проблему студентов, которые начинают работать ближе к сессии. А надо работать все время.

А есть то, чего в переговорах делать нельзя?

Нельзя говорить «Да», если ты не понимаешь, о чём речь.

Мы, русские, так воспитаны, что боимся сказать: «Я не знаю», хотя это совершенно нормальная фраза, которая позволит тебе сохранить лицо.

Если сказать: «Да, я это сделаю», а потом разобраться как следует и понять, что сделать не сможешь, то и отношение к тебе будет соответствующее. Расшифровывай прямо на месте, не бойся спрашивать, что собеседник имел в виду. И пока не разберёшься, ни на что не соглашайся.

Нельзя принимать решения под воздействием эмоций, как положительных, так и отрицательных. Когда мы находимся под влиянием эмоций, мы не способны адекватно оценить, к чему приведёт наше решение.

Если на переговорах ты чувствуешь, что тебя заставляют принять решение именно в эмоциональном состоянии, то следует взять паузу, сказать, что вам нужно посоветоваться с другом, партнёром, собственником и так далее.

Я знаю, что некоторые владельцы малого бизнеса имеют при себе визитку не как владельца, а как директора по развитию. На встрече это даёт возможность сказать, что тебе нужно посоветоваться с генеральным директором для того, чтобы принять окончательное решение.

Давай немного поговорим о специфических переговорах, например, с разными официальными инстанциями: пожарной службой, СЭС, налоговой и так далее. Как себя вести в тех случаях, когда ты изначально в позиции слушающего и принимающего? Можно ли это общение обернуть в свою пользу?

А какие переговоры с ними вести? Есть законные распоряжения, которые мы должны исполнять. Соответственно, если перед тобой человек, который просит деньги, с ним вступать в переговоры вообще не стоит. Это моя принципиальная позиция.

Он может настаивать, говорить, что выпишет штраф, но можно и без официального штрафа, тогда это будет дешевле. Зачем в эти игры играть?

А если от тебя требуется исполнения каких-то вещей, а ты не исполнил до того, как проверка пришла, то тогда вопросы к тебе. Конечно, можно договориться о сроках следующей проверки, если они (сроки) не регламентированы законом.

Нельзя вмешивать сюда никакие неофициальные финансовые процедуры с проверяющим: один раз заплатив, вы подсаживаетесь на иглу, с вас будут требовать деньги под разными предлогами, искать разные варианты.

После каждой проверки, например, проверки пожарной службы, просите официальную бумагу, в которой будут расписаны результаты проверки со ссылками на законы и постановления, на основании которых проверка случилась и вынесено соответствующее решение. После этого желательно проконсультироваться с хорошим юристом, насколько это соответствует действительности. И потом уже исполнять в условленные сроки.

 

 

 

---

* В случае упоминания в тексте социальных сетей Facebook, Instagram, уведомляем: деятельность компании Meta (Facebook, Instagram) признана экстремистской и на территории РФ запрещена.