Рассылка на бумажных носителях: создаём самостоятельно

Мы уже давно привыкли отправлять и получать официальные документы и неформальные письма от партнёров и клиентов по электронной почте. Но порой требуется отправить большой объём писем на бумаге.

Сегодня рассылка писем традиционным способом — явление редкое. Но в некоторых случаях бумажная корреспонденция — эффективный способ рекламы и взаимодействия с бизнес-партнёрами.

Иногда нужно сделать для всех клиентов рассылку по почтовым ящикам типовых писем (или листовок) с индивидуальной информацией в каждом. Например с обращением по имени, с указанием размера персональной скидки и так далее.  Делать вручную — неоправданно долго. Расскажем, как автоматизировать процесс.

Чтобы быстро выйти в онлайн, понадобится масса инструментов. В конце статьи или прямо сейчас скачайте бесплатную подборку из 116 сервисов, которые облегчат работу с текстами, изображениями, видео и аудио

СКАЧАТЬ

Когда нужна рассылка на бумажных носителях?

• Для доставки документов с «живой» подписью, например дополнительного соглашения к договору, уведомления о повышении цен.
• При организации мероприятий: когда нужно напечатать грамоты, дипломы, разослать индивидуальные приглашения.
• Когда вы — интернет-магазин и хотите поздравить клиентов, что-то предложить, задействовать печатную рекламу: каталоги, купоны со скидкой, листовки.
• Если целевая аудитория воспринимает печатные письма лучше электронных (например, люди пожилого возраста).

Общий принцип

У вас есть текст, одинаковый для всех. Есть таблица с данными n-ного количества получателей, в которой могут быть:

• почтовый адрес;
• обращение («Уважаемый» — для мужчин, «Уважаемая» — для женщин);
• имя, отчество, фамилия;
• дата;
• ценовые условия;
• название мероприятия и т. п.

Нужно вставить данные для каждого адресата в определённые места в тексте и получить n документов. Чтобы это сделать, используется команда «Слияние» в текстовых редакторах.

Такая возможность есть во всех версиях Microsoft Word, бесплатном Open Office Write, а также в Google Документах (для последнего варианта понадобится установить надстройку Smartsheet Merge Add-on).

Как это сделать в MS Word 2007

Сначала подготовим таблицу с данными. Нужно убедиться, что каждый столбец имеет своё название. Желательно, чтобы они соответствовали именам полей, которые нужно вставить.

Проверьте, нет ли пустых ячеек и всех ли данных хватает.

Возможно, в письме в одном месте нужно написать полное имя, в другом — фамилию и инициалы. Тогда нужно будет создать ещё один столбец с инициалами (с помощью формулы Excel «Сцепить»).

Не забудьте, что окончание в обращениях «дорогой», «уважаемый» меняется в зависимости от пола. Это можно сделать с помощью логической формулы «ЕСЛИ». Если в  колонке «Пол» стоит «М», то в «Обращении» будет «Уважаемый», если «Ж» — «Уважаемая».  Когда пол адресатов не известен,  вспомните, что мужские отчества оканчиваются на «ч», и это и есть указание на пол. Для исключений можно ввести значения вручную.

Обязательно убедитесь, что ячейки с числами имеют нужный формат, и в готовом тексте вместо числа не окажется процент или дата.

Запуск слияния в Word

Представим, что интернет-магазину товаров для розыгрыша нужно отправить клиентам свой каталог и письмо с поздравлением  и напоминанием о скидках. Вот как должно выглядеть письмо в результате:

Чтобы всё получилось именно так, делаем следующее.

1. Сначала подготовим таблицу данных в Excel (хотя это может быть и таблица в текстовом документе, и файл Access).

Там должны быть отображены:

• имя и отчество;
• обращение с правильным окончанием;
• название купленной вещи;
• её цена;
• размер скидки.

2. Открываем наше письмо.

Выбираем вкладку «Рассылки», ищем кнопки «Начать слияние» и «Пошаговый мастер слияния».

Справа в диалоговом окне выбираем «Письма» и нажимаем «Далее».

Указываем документ с телом письма и в пункте «Обзор» выбираем наш файл с данными.

Попадаем в диалоговое окно, где можно выбрать, кому из наших клиентов мы отправим это письмо. Тут их можно отсортировать, выбрать по какому-то признаку, убрать часть галочек или оставить все.

Список получателей можно создать прямо на этом этапе, выбрав пункт «Создание списка».

После нажатия «Далее» мы приступаем к вставке полей слияния. В диалоговом окне справа можно вставить адрес, строку приветствия или другие элементы. Проявите особенную внимательность к пробелам и знакам препинания, которые легко пропустить на этом шаге.

В нашем примере была использована только кнопка «Другие элементы», где мы добавили в письмо поля «Имя» и «Отчество». Вот как выглядит письмо с полями слияния:

Следующий шаг — просмотр того, что получилось. Здесь можно добавить или убрать адресатов, исправить ошибки и отформатировать текст.

Эти письма можно сразу распечатать, а можно сохранить отдельным документом, нажав «Изменить часть писем».

Команда «Слияние» экономит уйму времени и сил. С её помощью можно подготовить письма, сделать наклейки на конверты или сразу напечатать на них адреса.

[tip]

И ещё немного полезной информации об офлайн-деятельности:

• Как сделать рекламную листовку: практическое руководство
• Полиграфия. Как составить техническое задание для типографии?
• Что такое POS-материалы и как с их помощью увеличить продажи?
• Нюансы разработки логотипов
• 9 шагов к разработке названия для своего проекта

[/tip]