Как работать с фрилансерами: инструкция для заказчика и исполнителя

Совсем недавно в блоге вышла статья о том, как работать с исполнителями разовых работ офлайн. Но наши подписчики чаще сталкиваются с проектной работой, к которой привлекают удалённых специалистов. А есть среди вас и те, кто сам — фрилансер. Сегодня у нас большой материал о том, как работать с фрилансерами, на что обратить внимание и как максимально себя подстраховать. Руководитель проектов и IT-специалист Макс Михин знает эту сферу с обеих сторон, а значит, статья будет полезна как заказчикам, так и самим фрилансерам.

---

Для чего вообще нужен фрилансер

Фрилансеров привлекают для реализации небольших, но значимых проектов, когда нужно решить разовую задачу или постоянно что-то допиливать, добавлять. Но перед тем как отдать задачу на сторону, подумайте, насколько она важна для вашего бизнеса. Иногда свой специалист в штате лучше, хоть и дороже. Несомненные плюсы работы с фрилансерами — в отсутствии бюрократических проблем с оформлением, доступности и приемлемых ценах.

На самом деле, с фрилансерами мы сталкиваемся постоянно, сами того не замечая. Таксистов, курьеров, парикмахеров, автомехаников и многих других мы воспринимаем как нечто совсем привычное. Так почему же не использовать привлечённые силы и для бизнеса?

Основные важные моменты в работе с фрилансерами

• Твёрдая позиция заказчика по отношению к исполнителю приблизит к стопроцентному результату

Представьте, что таксист везёт вас не туда, куда вам нужно, игнорирует просьбу выключить радио, курит в салоне или предлагает по пути заехать по своим делам или подсадить других пассажиров. Как вы к этому отнесётесь? С фрилансерами то же самое. Вы обеспечиваете чёткое и ясное ТЗ — фрилансер его соблюдает.

• У заказчика своё видение, а у фрилансера своё

Попросите парикмахера подстричь вас «красиво», и, скорее всего, вы будете неприятно удивлены. Исполнитель не может и не должен знать всех особенностей вашего бизнеса, и у него — как у эксперта в своей сфере — есть личное мнение. Вы можете согласиться с ним или объяснить, почему вам нужно по-другому, а он, в свою очередь, может принять ваши условия или уйти на поиски другого клиента.

• Адекватный подход

Представьте, что вы пришли к врачу, описываете ему свои проблемы, а он только соглашается и поддакивает. В результате такой «диагностики» и независимо от вашего состояния вы получите огромный счёт на услуги и лекарства, которые вам не нужны. Хороший исполнитель увидит явные и скрытые проблемы, расскажет, как их устранить и как именно он будет это делать.

Обратная ситуация: вы пришли к доктору и рассказываете ему, как вас лечить. Зачем пришли? Если вы не эксперт, доверьтесь специалисту. Только сначала убедитесь, что он действительно специалист, причём именно по вашему вопросу. А дальше не мешайте ему делать свою работу.

Настоящий эксперт предложит несколько решений, внятно объяснит плюсы и минусы каждого, поможет выбрать оптимальное и реализует его.

Где искать?

• Биржи фриланса

Ресурсов, где можно найти различных исполнителей, предостаточно: FL.ru, weblancer.net, odesk.com, youdo.ru и другие.

Проблема в том, что большинство бирж фриланса давно оккупированы топовыми участниками. Поэтому рейтинги исполнителей, отзывы и рекомендации совсем не отражают действительности. Кроме того, под видом фрилансеров на биржах сидят те же самые агентства, работа с которыми добавляет юридических заморочек. А ещё, нанимая фрилансера через биржу, вы, скорее всего, должны будете внести регистрационный взнос, дающий право разместить запрос.

• Рекомендации

Рекомендации знакомых, друзей и коллег — мощное подспорье в поисках достойного исполнителя, однако стоит учесть уровень компетентности рекомендателя и его объективность.

• Соцсети

Поиск собственными силами в соцсетях эффективен только в том случае, если вы абсолютно точно знаете, чего ждёте от исполнителя, и можете сами оценить уровень его компетентности.

• Специальные (профильные) сообщества

Речь о сообществах по поддержке и развитию специализированных продуктов (Битрикс, 1С, ВордПресс, Друпал и т. д.), а также о каталогах, где представлены эксперты одной специальности (например, каталог SMM-специалистов assistor.ru). Прелесть такого варианта в том, что вы можете оценить претендентов по их заслугам на форумах. Кроме того, форумчане могут порекомендовать конкретного специалиста, а также все вместе обсудить поставленную задачу и найти её оптимальное решение.

Как договариваться

С фрилансерами удобно: формально можно работать, не дожидаясь юридического оформления рабочих моментов. А чаще всего, из-за небольших бюджетов и низкой сложности задач, они не нужны вовсе.

Рассмотрим варианты оформления сотрудничества идеального заказчика с идеальным фрилансером и документы, которые помогут им лучше друг друга понять.

• Договор

С фрилансером удобно заключать самый простой типовой договор возмездного оказания услуг. В нём достаточно указать реквизиты сторон договора, порядок приёмки и оплаты работ. Конкретные задачи будут оформлены актами и дополнительными соглашениями к этому договору.

В приложения к такому рамочному договору стоит добавить копию паспорта исполнителя и координаты ответственного менеджера со стороны заказчика.

Важно! Если заказчик — юридическое лицо и заключает договор подряда с фрилансером — физическим лицом, он выступает его налоговым агентом и обязан удержать с исполнителя 13% от стоимости заказа в качестве НДФЛ. А также в обязанности заказчика в данном случае входить перечислить взносы в государственные фонды: в Пенсионный Фонд — 22%, ОМС — 5,1% и Фонд Социального Страхования — 2,9%.

• Бриф

Это краткое, но ёмкое описание возникшей у заказчика проблемы, которое необходимо для формирования техзадания. В брифе не стоит искать решения проблемы. По сути, заказчику своими словами нужно рассказать и зафиксировать, что есть сейчас и что хотелось бы видеть на выходе.

• Техническое задание

ТЗ — краеугольный камень любого технического проекта. Пожалуй, самый важный документ в этом списке, потому что именного от его качества и полноты зависит судьба проекта.

Среди IT-специалистов есть поговорка «Без ТЗ — результат ХЗ», которая точно отражает значимость техзадания. Я рекомендую оформлять ТЗ на любую задачу, выполнение которой требует более одного человеко-дня. Какими бы умницами ни были исполнители, каким бы белым и пушистым ни был заказчик, людям свойственно забывать, понимать задачу по-своему, додумывать и переиначивать первоначальную информацию. В результате — недовольство сторон, сорванные сроки, проваленные проекты, невыплаченные гонорары и премии.

Чаще всего технических знаний и опыта заказчика недостаточно, чтобы сформировать грамотное ТЗ. Когда заказчик это осознаёт, он допускает большую ошибку — отдаёт написание ТЗ будущему исполнителю. Проблема в том, что исполнитель не обязан знать все особенности бизнеса заказчика. Фрилансер, конечно, напишет ТЗ, но со своей точки зрения, и предложит пути решения, но оптимальные для себя, а не для заказчика, и может (сознательно или нет) упустить важные моменты.

Другая сторона этой медали — ТЗ, написанное заказчиком и изобилующее ненужными подробностями. Человеку, слабо подкованному в технических вопросах, трудно учесть все детали. Рекомендую заказчикам ограничиться подробным брифом и дополнить его визуализациями задуманного: алгоритмами и блок-схемами логики, которую должен реализовать программист, набросками дизайна для работ с графикой или подробным описанием целевой аудитории и её триггеров для продающего текста.

Привлечение третьей стороны

Оптимальный вариант создания ТЗ — делегировать эту задачу третьей стороне, например, менеджеру проекта, который никак не связан с фрилансером. Стоимость проекта возрастёт не слишком, а профит будет ощутимый, потому что максимально сократится время на доделки и переделки.

Пример из моей практики: внедрение системы скидок в интернет-магазине. Задача для IT-специалиста несложная — пара сотен строк кода, и программист-фрилансер не будет досконально их продумывать, не тот масштаб. А магазину с этим кодом жить придётся долго. Хорошее решение — заказать написание ТЗ стороннему исполнителю. Такая работа будет стоить 3–5 тысяч рублей, но позволит сэкономить время и нервы в последующем. На выходе заказчик получит объективное мнение эксперта и хорошо выполненную работу.

Менеджер проекта (который также может быть фрилансером) лично заинтересован в таком участии: составленное им подробное ТЗ, сдобренное набросками, прототипами, схемами, — это способ прокачать экспертные навыки. А в случае успешной реализации проекта — повод для разговора с руководителем проекта о продвижении по карьерной лестнице или ещё одна история профессиональной победы для резюме.

Менеджер поможет составить ТЗ максимально кратко, без лишних подробностей обо всех болях и ожиданиях со стороны заказчика, которые часто обоснованы его эмоциональным состоянием. Это нужно для того, чтобы проект не обескураживал исполнителя и не казался ему бесконечным и малорентабельным.

Если без подробностей всё-таки не обойтись, можно составить несколько дополнительных заданий на следующие работы в рамках того же проекта. При таком варианте заказчику понятны этапы и сроки развития проекта, а исполнитель заинтересован сдавать работу в минимальные сроки, чтобы перейти к следующим частям. Фрилансерам не очень интересно как постоянно искать работу, так и сидеть без дела.

Важно! Менеджеру стоит получить в ТЗ подпись главного руководителя на стороне заказчика. После выполнения работы это спасёт от нестыковок вроде «нам нужно было совсем другое».

Предоплата

Это яблоко раздора и камень преткновения в работе с фрилансерами. Исполнитель (весьма обоснованно) боится неоплаты, а заказчик опасается напрасно потратить деньги.

Как быть?

Используйте сделки с протекцией на биржах фрилансеров. В этом случае исполнитель получит деньги только после того, как заказчик на бирже подтвердит, что заказ выполнен.

Многие платежные системы также предлагают переводы с паролем. Исполнитель получает уведомление, что его ждёт перевод на определённую сумму, но получить его может, только когда отправитель денег сообщит пароль. А заказчику крайне сложно вернуть себе на счёт «замороженные» средства.

Исключением из этого правила может быть наличие хорошего портфолио исполнителя, в котором вы увидите то, о чём давно мечтали. Когда заказчик намеренно идёт к конкретному исполнителю, предоплата около пятидесяти процентов — логичный и этичный вариант.

С новичками можно также рассмотреть вариант предоплаты в 1–2 тысячи рублей, чтобы исполнитель оплатил телефон, доступ в интернет, транспорт и другие вещи, необходимые ему для реализации вашего проекта.

Как контролировать работу фрилансера

Итак, исполнитель найден, задание понятно обеим сторонам — можно приступать.

В договоре можно указать, что исполнитель, например, ежедневно выходит на связь и сообщает о результатах работы. Если проект крупный и/или в нём задействовано много разных специалистов, сроки отчётности можно ещё уменьшить и проверять результаты работ 2–3 раза в день.

Для этого существует огромное количество бесплатных инструментов.

Самые популярные:

• GitHub — подходит для контроля работы разработчиков и программистов;
• DropBox и Trello — сервисы, подходящие для дизайнеров;
• Google Drive и OneDrive— для копирайтеров.

Эти системы позволяют заказчику видеть работу фрилансеров практически в реальном времени.

Что фрилансер должен предусмотреть заранее

Есть 3 самые распространённые причины невыполненного задания, о которых заказчик слышит от исполнителей. Фрилансеру стоит позаботиться о том, чтобы они случались как можно реже.

• Сгорел/сломался/украли рабочий компьютер

Люди, которые профессионально занимаются фрилансом в интернете, как правило, имеют 1–2 компьютера в запасе. Программисты — особенно. Либо находят способы оперативно решить эту проблему.

• Болеет жена, ребёнок, кошка / сам заболел

Работа современных интернет-фрилансеров давно не связана с переносом тяжестей и точением чугунных болванок. Поэтому простуда или сезонная аллергия вряд ли смогут вывести хорошего специалиста из строя. Опять же, «поболеть» дома с ноутбуком — отличная возможность углубиться в проект.

• Отключили интернет / провайдер перегрыз провода / прочие технические проблемы

Да, качество работы российских провайдеров часто оставляет желать лучшего. Но этот вопрос решается на этапе предоплаты, так что в самом страшном случае можно «раздать» интернет с телефона.

Конечно, стоит учитывать, что все мы люди и неприятности случаются с каждым. Поэтому, если случилось нечто, что не позволяет исполнителю заниматься проектом в определённый момент, стоит выделить некоторое время для устранения проблем (если позволяют сроки). Обозначить это время нужно чётко, и по его истечении работа или должна быть продолжена, или передана другому фрилансеру.

Как принимать работу фрилансера

Окей, представим, что фрилансер справился со всеми задачами. Пора принимать и оплачивать работу. Здесь снова пригодится наше идеальное ТЗ. Достаточно пройтись по его пунктам-задачам и сравнить с результатами. Выполнено — хорошо, нет — возвращаем на доработку.

Со стороны исполнителя часто звучит «У меня всё работает», при этом заказчик не видит желаемого результата. Да, бывает, на компьютере или сервере исполнителя всё выглядит прекрасно и работает как надо, а на экране заказчика расползается, глючит и сыплет ошибками. И снова обращаемся к нашему ТЗ. Если в нём указаны условия, при которых код должен работать или дизайн должен выглядеть определённым образом, то исполнителю никуда от этих требований не деться — придётся выполнять. С другой стороны, если заказчик, например, не уточнил, что вёрстка делается под старый/необычный/специфичный браузер, то исполнитель действительно не мог учесть этого в своей работе, и его вины здесь нет.

Акт приёмки

По степени важности это документ № 2 после ТЗ. И фактически он получается путём копирования пунктов ТЗ в акт. После этого, с карандашом в руке, можно пройтись по пунктам и проверить, что выполнено, а что нет.

Если пункт выполнен и всё работает так, как требовалось, ставим «+» и переходим к следующему пункту.

При внесении со стороны заказчика дополнений и уточнений следует установить чёткие сроки на устранение неполадок и решить вопрос об оплате этого времени.

Процесс оплаты можно проводить по пунктам ТЗ, обозначив стоимость каждого в зависимости от его важности в проекте.

Дополнительные материалы к сделанной работе

Даже после сдачи работы в будущем может потребоваться внесение изменений или доработки. Чтобы заказчику или новому исполнителю было проще в этом разобраться, от фрилансера, кроме самого результата, стоит получить ещё и материалы, которые он использовал.

Если работа была связана с графическим дизайном, хороший исполнитель отдаёт весь использованный клипарт, все шрифты (убедитесь, что лицензия позволяет вам использовать их в своём проекте), дизайн в слоях, пояснения к нему.

От разработчика требуется аккуратно написанный исходный код, который легко читается, снабжен комментариями и пояснениями. Можно попросить стороннего человека проверить его качество.

Документы на оплату

Предположим, что все пожелания выполнены и рядом с каждым пунктом ТЗ и акта приёмки красуется «Выполнено полностью». Настало время оплаты и расставания или перехода к следующему этапу.

Варианты оплаты

Чаще всего при работе с фрилансерами используются:

• банковская карта;
• электронные платёжные системы (Яндекс.Деньги, Web Money, PayPal и другие);
• расчётный счёт (если фрилансер работает как ИП).

Ошибки и проблемы

Давайте разберём самые частые ошибки при работе с фрилансерами.

• Доступ к рабочему сайту, системе, базе данных

Это серьёзная и нередкая ошибка при заказе разработки сайта или отдельных его составляющих. Заказчик по сути передаёт исполнителю «ключи» от всего. При таком раскладе ничто не помешает фрилансеру скопировать клиентскую базу, каталог товаров и другую важную информацию, которую позже он сможет использовать не совсем в честных целях.

Решение: сделать копию системы без ключевых данных, в которой и будет работать исполнитель. В этом случае заказчик видит, как идёт работа, существующая система также работает, и доступ к важной информации ограничен. Если же что-то полетит при запуске, пострадает только тестовый вариант системы.

Ответственные разработчики-фрилансеры делают тестовую версию сами и ведут разработку на своём сервере. Для них это дополнительная гарантия того, что работа будет оплачена, ведь пока заказчик не примет работу, исполнитель не перенесёт её на «живую» систему.

• Туманное техническое задание

Да, повторяюсь. Но, как я говорил выше, ТЗ — это самый важный документ при работе с фрилансером, и к его составлению нужно подойти ответственно: прописать все задачи максимально точно и обозначить организационные границы (конечный результат и дедлайн). В противном случае исполнителю часто приходится выполнять работы, о которых не договаривались заранее, и это только оттягивает сдачу проекта.

Решение: толковый менеджер (свой или наёмный) со стороны заказчика, который составит грамотное ТЗ.

• Отсутствие согласования с главным руководителем (генеральным директором, автором проекта, инвестором)

Практически штатный случай: работа выполнена, причём хорошо, но вдруг оказывается, что нужно было совсем другое, или это выходит слишком дорого для предпринимателя, или упущены все сроки. Патовая ситуация, где в проигрыше каждый.

Решение: заручиться автографом руководителя заранее, до непосредственного выполнения работы исполнителем.

Желаю вам удачи, на какой бы стороне проекта вы ни находились!

 

 

---

* В случае упоминания в тексте социальных сетей Facebook, Instagram, уведомляем: деятельность компании Meta (Facebook, Instagram) признана экстремистской и на территории РФ запрещена.